Vor- und Nachtexte sind Textbausteine, die automatisch vor oder nach den Belegzeilen eingefügt werden. Sie erscheinen in Verkaufs-, Einkaufs-, Service- oder Projektbelegen. Nutzen Sie diese Texte für Hinweise, rechtliche Informationen oder individuelle Nachrichten an Ihre Kunden.
Hinweis
Grundlegende Informationen zur Erstellung von Textbausteinen und eine Übersicht aller Textbausteintypen finden Sie unter Einrichtung, Textbausteine.
Unterschied zwischen Vortexten und Nachtexten
Vortexte erscheinen am Anfang des Belegs, vor allen Positionen. Sie eignen sich für:
Begrüßungen und Einleitungen
Gültigkeitshinweise bei Angeboten
Allgemeine Hinweise zum Auftrag
Projektbeschreibungen
Nachtexte erscheinen am Ende des Belegs, nach allen Positionen. Sie eignen sich für:
Rechtliche Hinweise und AGB-Verweise
Grußformeln und Kontaktinformationen
So richten Sie automatische Vor- und Nachtexte ein
Sie richten automatische Vor- und Nachtexte auf der Seite Standardtextcodes ein. Dort legen Sie fest, welche Textbausteine in welchen Belegen erscheinen. Die Auswahl erfolgt anhand von Bedingungen und Belegarten.
Beispiel 1: Vortext für Verkaufsangebote
Im folgenden Beispiel erstellen Sie einen Vortext für Verkaufsangebote. Dieser Text wird automatisch eingefügt, wenn Sie den Textbaustein verwenden. Der Text enthält zum Beispiel einen Gültigkeitshinweis für das Angebot.
Feld
Wert
Texttyp
Vortext
Beschreibung
Gültigkeitshinweis
Belegart
Verkaufsangebot
Text
Dieses Angebot ist gültig bis ##Gültig bis-Datum für Angebot##
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Erstellen des Vortexts
Öffnen Sie die Seite Standardtextcodes über die Suche.
Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Textbaustein zu erstellen.
Geben Sie einen Code ein, zum Beispiel GÜLTIGKEIT. So können Sie den Textbaustein später leicht identifizieren.
Tragen Sie eine Beschreibung ein, zum Beispiel Gültigkeitshinweis. Die Beschreibung hilft Ihnen, den Zweck des Textes zu erkennen.
Setzen Sie das Häkchen bei Vortext.
Klicken Sie in das Feld Textbaustein vorhanden oder wählen Sie die Aktion Textbausteine, um zur Übersicht zu gelangen.
Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Textbaustein anzulegen.
Auf der Seite Textbaustein können Sie alle Einstellungen für den Text vornehmen.
Geben Sie den Text ein, der auf dem Beleg erscheinen soll. Beispiel: Dieses Angebot ist gültig bis . Klicken Sie in das Feld Text, um den Texteditor zu öffnen. Dort können Sie den Text erfassen oder aus anderen Programmen einfügen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter.
Optional: Im Texteditor können Sie Platzhalter für Tabellenfelder verwenden. Damit fügen Sie z.B. das Gültigkeitsdatum (##Quote Valid Until Date##) oder den Kundennamen (##Bill-to Name##) automatisch ein.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter.
Aktivieren Sie im FastTab Verkauf die Option Verkaufsangebot. So ist der Textbaustein auf Verkaufsangeboten verfügbar.
Tipp
Wenn Sie mehrere Belege an- oder abwählen, erscheint eine Abfrage, ob Sie alle Belege an- oder abwählen wollen. Mit den Aktionen Belegfolgefelder deaktivieren bzw. Belegfolgefelder deaktivieren können Sie alle Werte gleichzeitig an- oder abwählen.
Optional: Nutzen Sie die Formatierungsoptionen, um den Text anzupassen (Schriftart, -größe, -farbe, Absatzausrichtung).
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Formatierungen.
Optional: Legen Sie weitere Bedingungen fest, zum Beispiel die Sprache oder einen Gültigkeitszeitraum. So steuern Sie, wann der Textbaustein automatisch eingefügt wird.
Speichern Sie den Textbaustein, indem Sie die Seite schließen. Die Änderungen werden automatisch übernommen.
Beispiel 2: Nachtext für Verkaufsbelege
Ein häufig verwendeter Nachtext enthält rechtliche Hinweise und eine Grußformel. So erstellen Sie einen Nachtext:
Feld
Wert
Texttyp
Nachtext
Beschreibung
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Belegart
Verkaufsrechnung, Verkaufsauftrag
Text
Es gelten unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen. Weitere Informationen finden Sie unter www.beispiel.de/agb
Vielen Dank für Ihr Vertrauen!
Mit freundlichen Grüßen
Ihr ##CompanyName##-Team
Tipp
Teilen Sie die Zeilen auf um später gegebenenfalls die Formatierung pro Zeile anzupassen.
Folgen Sie den gleichen Schritten wie bei Beispiel 1, wählen Sie jedoch bei Schritt 5 Nachtext statt Vortext und aktivieren Sie bei Schritt 11 die gewünschten Belegarten (z.B. Verkaufsrechnung und Verkaufsauftrag).
Best Practices
Konsistenz wahren: Verwenden Sie einheitliche Formulierungen für ähnliche Belege (z.B. alle Verkaufsbelege).
Vortexte kurz halten: Lange Vortexte können vom Wesentlichen ablenken. Beschränken Sie sich auf das Wichtigste.
Nachtexte für rechtliche Hinweise: Platzieren Sie Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie AGB-Verweise in Nachtexten.
Platzhalter nutzen: Verwenden Sie Platzhalter für dynamische Inhalte wie Datum, Kundennamen oder Beträge.
Mehrsprachigkeit beachten: Legen Sie für internationale Kunden Texte in verschiedenen Sprachen mit entsprechenden Sprachcodes an.
Versionsverwaltung: Nutzen Sie Gültigkeitszeiträume, um unterschiedliche Textversionen zeitlich zu steuern.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehrere Vortexte oder Nachtexte in einem Beleg haben?
Ja, Sie können mehrere Textbausteine desselben Typs anlegen. Diese werden der Reihe nach eingefügt. Nutzen Sie die Sortierreihenfolge, um die Reihenfolge festzulegen.
Wie füge ich einen Vortext oder Nachtext manuell in einen Beleg ein?
Öffnen Sie den Beleg und wählen Sie im Menüband die Aktion Vortexte oder Nachtexte. Dort können Sie vorhandene Textbausteine auswählen oder neue Texte direkt eingeben.
Warum erscheint mein Textbaustein nicht im Beleg?
Prüfen Sie folgende Punkte:
Ist die richtige Belegart aktiviert?
Stimmt der Sprachcode mit dem Beleg überein?
Liegt das aktuelle Datum im Gültigkeitszeitraum?
Ist NAVAX Belegtext in der Belegtexteinrichtung aktiviert?
Können Vor- und Nachtexte formatiert werden?
Ja, Sie können Schriftart, -größe, -farbe sowie Absatzformatierungen verwenden. Nutzen Sie die Formatierungsoptionen im Textbaustein.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Formatierungen.
Kann ich Vor- und Nachtexte aus vorherigen Belegen übernehmen?
Ja, in der Belegtexteinrichtung können Sie festlegen, ob Texte beim Kopieren von Belegen mit übernommen werden sollen (Optionen: Immer, Nie, Auf Anfrage).
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Belege kopieren.
Vergeben Sie aussagekräftige Beschreibungen, um Texte später leichter zu finden.
Nutzen Sie Formatierungen sparsam, um die Lesbarkeit zu erhalten.
Testen Sie neue Texte in einem Testbeleg, bevor Sie sie produktiv einsetzen.
Weitere Informationen
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Vor- und Nachtexte
