Mit der Export- und Import-Funktion übertragen Sie konfigurierte Standardtextcodes zwischen verschiedenen Business Central-Installationen. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung Ihrer Textbausteine und spart Zeit bei der Einrichtung.
Wann ist Export/Import nützlich?
Mandantenwechsel: Übertragen Sie Textbausteine von einem Testmandanten in den Produktivmandanten
Versionswechsel: Migrieren Sie Konfigurationen beim Wechsel auf eine neue Business Central-Version
Datensicherung: Erstellen Sie regelmäßige Backups Ihrer Textbausteine
Mehrere Umgebungen: Synchronisieren Sie Textbausteine zwischen verschiedenen Systemen (z.B. Test, Staging, Produktion)
Vorlagen verwenden: Erstellen Sie Standard-Konfigurationen, die Sie für neue Mandanten nutzen können
Zusammenarbeit: Teilen Sie Textbausteine mit anderen Unternehmen oder Standorten
Wichtig
Erstellen Sie vor dem Import immer eine Sicherung Ihrer aktuellen Daten. Der Import kann bestehende Datensätze überschreiben.
Export von Standardtextcodes
Öffnen Sie die Seite Standardtextcodes über die Suche in Business Central.
Klicken Sie auf Aktionen > Exportieren.
Alle Standardtextcodes und deren Textbausteine werden in einer XML-Datei zusammengefasst und automatisch heruntergeladen.
Die Datei wird in Ihrem Standard-Download-Ordner gespeichert und kann nun für den Import in ein anderes System verwendet werden.
Wichtig
Beachten Sie: Das Feld Lieferanmahnung wird beim Import nicht berücksichtigt. Textbausteine für Lieferanmahnungen müssen nach dem Import manuell aktiviert werden.
Tipp
Benennen Sie die exportierte Datei aussagekräftig (z.B. mit Datum und Systemnamen), um später den Überblick zu behalten.
Import von Standardtextcodes
Öffnen Sie die Seite Standardtextcodes über die Suche in Business Central.
Klicken Sie auf Aktionen > Importieren.
Klicken Sie auf zum Durchsuchen hier klicken und wählen Sie die zu importierende XML-Datei aus.
Hinweis
Alternativ ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den blauen Rahmen.
Wenn bereits Standardtextcodes vorhanden sind, erscheint ein Auswahldialog mit folgenden Optionen:
Anlegen wenn nicht vorhanden
Legt nur neue Datensätze an, die noch nicht existieren. Bestehende Datensätze bleiben unverändert.
Anwendungsfall:
Ergänzung um neue Textbausteine ohne Änderung bestehender Konfigurationen.
Anlegen & vorhandene Datensätze überschreiben
Ersetzt bestehende Datensätze vollständig durch die importierten Datensätze. Alle lokalen Änderungen gehen verloren.
Anwendungsfall:
Vollständige Wiederherstellung einer Sicherung oder Überschreiben veralteter Konfigurationen.
Anlegen & vorhandene Datensätze aktualisieren (Einstellungen beibehalten)
Aktualisiert die Textinhalte, behält aber bestehende Einstellungen (Vortext/Nachtext, Sprachcode, Formatierungen, Belegarten usw.) bei.
Anwendungsfall:
Update von Textinhalten bei gleichzeitiger Beibehaltung individueller Anpassungen.
Wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen Sie mit OK. Der Import wird gestartet.
Nach erfolgreichem Import wird eine Statistik angezeigt, die Ihnen zeigt, wie viele Datensätze importiert, aktualisiert oder übersprungen wurden.
Best Practices
Regelmäßige Backups
Erstellen Sie regelmäßig Exporte Ihrer Textbausteine, besonders:
Vor größeren Änderungen an der Konfiguration
Nach Abschluss wichtiger Einrichtungsarbeiten
Vor einem Business Central-Update
In regelmäßigen Abständen (z.B. monatlich) als Routine
Benennung der Export-Dateien
Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen, die folgende Informationen enthalten:
Datum: z.B. "2025-12-15"
System/Mandant: z.B. "Produktiv" oder "Test"
Zweck: z.B. "Backup" oder "Template"
Beispiel: "NCDT_2025-12-15_Produktiv_Backup.xml"
Import-Strategie
Test zuerst: Führen Sie Imports immer zuerst in einer Testumgebung durch
Zeitpunkt wählen: Importieren Sie außerhalb der Geschäftszeiten, um Konflikte zu vermeiden
Dokumentation: Notieren Sie, welche Dateien wann importiert wurden
Validierung: Prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig einige kritische Textbausteine
Versionskontrolle
Bewahren Sie mehrere Versionen Ihrer Exporte auf
Löschen Sie alte Exporte nicht sofort - behalten Sie mindestens die letzten 3-5 Versionen
Speichern Sie wichtige Exporte an einem sicheren Ort (z.B. Netzlaufwerk, Cloud-Speicher)
Wichtige Hinweise
Kompatibilität: Die Export-Datei ist zwischen verschiedenen Business Central-Versionen kompatibel, sofern die Feldstruktur identisch ist.
Datensicherung: Erstellen Sie vor jedem Import eine Sicherung Ihrer bestehenden Konfiguration durch einen Export.
Test-Import: Führen Sie den ersten Import in einer Testumgebung durch, um die Auswirkungen zu prüfen.
Prüfung nach Import: Kontrollieren Sie nach dem Import stichprobenartig einige Textbausteine auf Vollständigkeit und korrekte Einstellungen.
Lieferanmahnungen: Aktivieren Sie die entsprechenden Textbausteine für Lieferanmahnungen manuell nach dem Import.
Häufig gestellte Fragen
Werden Formatierungen beim Export/Import übernommen?
Ja, alle Formatierungen (Schriftart, -größe, -farbe, Ausrichtung etc.) werden vollständig exportiert und importiert.
Kann ich nur einzelne Textbausteine exportieren?
Nein, die Export-Funktion exportiert immer alle Standardtextcodes. Sie können jedoch nach dem Import nicht benötigte Textbausteine manuell löschen.
Was passiert mit Platzhaltern beim Import?
Platzhalter werden unverändert übernommen. Stellen Sie sicher, dass die referenzierten Felder im Zielsystem vorhanden sind.
Kann ich Exporte zwischen verschiedenen Business Central-Versionen verwenden?
In der Regel ja, solange die Feldstruktur identisch ist. Bei größeren Versionssprüngen empfiehlt sich ein Test-Import zur Validierung.
Wie kann ich überprüfen, was in einer Export-Datei enthalten ist?
Öffnen Sie die XML-Datei mit einem Texteditor oder XML-Viewer. Die Struktur ist lesbar und zeigt alle Standardtextcodes und deren Einstellungen.
Werden Bedingungen (Sprache, Zeitraum) auch exportiert?
Ja, alle Bedingungen und Einstellungen werden vollständig exportiert und können importiert werden.
Was ist der Unterschied zwischen "Aktualisieren" und "Überschreiben"?
Überschreiben: Ersetzt den gesamten Datensatz - alle Einstellungen werden aus der Import-Datei übernommen
Aktualisieren: Aktualisiert nur den Textinhalt, behält aber Ihre lokalen Einstellungen (Belegarten, Formatierungen etc.) bei
Kann ich Exporte zwischen verschiedenen Business Central-Versionen verwenden?
In der Regel ja, solange die Feldstruktur identisch ist. Bei größeren Versionssprüngen empfiehlt sich ein Test-Import zur Validierung.
Häufige Probleme
Problem: Import schlägt fehl mit Fehlermeldung
Ursache: Die XML-Datei ist beschädigt oder hat eine ungültige Struktur.
Lösung:
Öffnen Sie die XML-Datei mit einem Texteditor und prüfen Sie auf offensichtliche Fehler
Erstellen Sie einen neuen Export und versuchen Sie es erneut
Stellen Sie sicher, dass die Datei vollständig heruntergeladen wurde
Problem: Import rückgängig machen
Lösung: Importieren Sie Ihre zuvor erstellte Sicherungsdatei mit der Option "Anlegen & vorhandene Datensätze überschreiben".
Tipp
Weitere häufig gestellte Fragen und detaillierte Problemlösungen zu Import/Export finden Sie unter Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, FAQ und Fehlerbehebung..
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