Personalisierte Texte sind Textbausteine, die speziell für einen bestimmten Debitor, Kreditor oder Verkäufer/Einkäufer erstellt wurden. Diese Texte werden automatisch in Belegen verwendet, wenn der entsprechende Geschäftspartner ausgewählt wird.
Hinweis
Grundlegende Informationen zur Erstellung von Textbausteinen finden Sie unter Einrichtung, Textbausteine.
Verwendungszweck personalisierter Texte
Personalisierte Texte eignen sich für:
Individuelle Begrüßungen - z.B. persönliche Anrede für wichtige Kunden
Kundenspezifische Hinweise - z.B. besondere Lieferbedingungen oder Vereinbarungen
Vertragliche Besonderheiten - z.B. Rabattvereinbarungen, Sonderkonditionen
Rechtliche Informationen - z.B. spezifische AGB für bestimmte Geschäftspartner
Mehrsprachige Ansprache - z.B. Texte in der bevorzugten Sprache des Kunden
Wo werden personalisierte Texte eingerichtet?
Karte
Felder
Verwendung
Debitorenkarte
Vortext, Nachtext
Texte erscheinen auf Verkaufsbelegen für diesen Debitor
Kreditorenkarte
Vortext, Nachtext
Texte erscheinen auf Einkaufsbelegen für diesen Kreditor
Verkäufer/Einkäufer-Karte
Vortext, Nachtext
Texte erscheinen auf Belegen, die diesem Verkäufer/Einkäufer zugeordnet sind
Beispiel: Personalisierter Vortext für einen Debitor
Feld
Wert
Debitor
10000
Vortext
Sehr geehrter Herr Jakob Otto,
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Diese Anleitung zeigt die Erstellung eines personalisierten Vortexts für einen Debitor. Die Vorgehensweise gilt analog für Kreditoren, Nachtexte und Verkäufer/Einkäufer.
Öffnen Sie die Karte des Kreditors, Debitors oder Verkäufers/Einkäufers, für den Sie einen personalisierten Text einrichten möchten.
Zum Beispiel: Debitor 10000.
Klicken Sie Vortext um die Textbausteinübersicht zu öffnen.
Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Textbaustein zu erstellen.
Geben Sie den gewünschten Code und eine Beschreibung für den Textbaustein ein.
Zum Beispiel: Code: DEBV10000, Beschreibung: Personalisierter Text für Debitor 10000
Wenn Sie auf Textbaustein vorhanden klicken, wird eine Liste der verfügbaren Textbausteine angezeigt.
Mit Klick auf Neu erstellen Sie einen neuen Textbaustein.
Geben Sie den gewünschten Text in das Feld Text ein.
Zum Beispiel: Sehr geehrter Herr Jakob Otto, für den Vortext.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter.
Optional: Im Texteditor können Sie Platzhalter für Tabellenfelder verwenden. Damit fügen Sie z.B. die Adresse des Debitors (##Bill-to Address##) oder den Kundennamen (##Bill-to Name##) automatisch ein.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter.
Aktivieren Sie im FastTab Verkauf die Option Verkaufsangebot. So ist der Textbaustein auf Verkaufsangeboten verfügbar.
Tipp
Wenn Sie mehrere Belege an- oder abwählen, erscheint eine Abfrage, ob Sie alle Belege an- oder abwählen wollen. Mit den Aktionen Belegfolgefelder deaktivieren bzw. Belegfolgefelder deaktivieren können Sie alle Werte gleichzeitig an- oder abwählen.
Optional: Definieren Sie Bedingungen, zum Beispiel die Sprache, den Gültigkeitszeitraum oder die Belegarten, für die der Textbaustein gelten soll.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Reihenfolge und Bedingungen.
Optional: Nutzen Sie die Formatierungsoptionen, um den Text anzupassen (Schriftart, -größe, -farbe, Absatzausrichtung).
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Formatierungen.
Speichern Sie den Textbaustein, indem Sie die Seite schließen. Die Änderungen werden automatisch übernommen.
Wichtig
Um personalisierte Texte korrekt einzufügen, darf der verwendete Standardtextcode nicht zugleich als allgemeiner Vor- oder Nachtext konfiguriert sein. Deaktivieren Sie bei diesem Textbaustein die Optionen Vortext und Nachtext. Andernfalls kann der Text doppelt, an der falschen Position oder gar nicht eingefügt werden. Erstellen Sie bei Bedarf eine separate Kopie des Textbausteins ausschließlich für die Personalisierung.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Vor- und Nachtexte.
Weitere Beispiele
Personalisierter Nachtext für einen Debitor
Szenario: Individuelle Grußformel für einen VIP-Kunden
Debitor: 20000 - Contoso Ltd.
Nachtext-Code: GRUSS_CONTOSO
Textinhalt: "Vielen Dank für Ihre langjährige Treue! Bei Fragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner Hr. Müller unter mueller@beispiel.de zur Verfügung."
Personalisierter Vortext für einen Kreditor
Szenario: Spezielle Bestellhinweise
Kreditor: 30000 - Lieferant GmbH
Vortext-Code: BEST_LIEFERANT
Textinhalt: "Bitte berücksichtigen Sie unsere Artikelnummern und Bezeichnungen in Ihrer Auftragsbestätigung."
Datenschutz beachten: Achten Sie darauf, dass personalisierte Texte keine sensiblen Informationen enthalten, die nicht auf allen Belegen erscheinen sollen.
Platzhalter nutzen: Verwenden Sie Platzhalter für Namen und Adressen, um Texte dynamisch zu halten.
Regelmäßige Pflege: Überprüfen Sie personalisierte Texte regelmäßig, besonders bei Änderungen von Ansprechpartnern oder Konditionen.
Eindeutige Codes: Verwenden Sie aussagekräftige Codes wie DEBV10000 statt allgemeiner Bezeichnungen.
Mehrsprachigkeit: Erstellen Sie für internationale Geschäftspartner Texte in deren Sprache mit entsprechendem Sprachcode.
Testbelege: Testen Sie personalisierte Texte in Testbelegen, bevor Sie sie produktiv einsetzen.
Häufig gestellte Fragen
Dürfen im Textbaustein die Felder "Belegvortext" oder "Belegnachtext" aktiviert werden?
Nein, auf keinen Fall! Bei personalisierten Texten dürfen die Felder Belegvortext und Belegnachtext im Standardtextcode NICHT aktiviert werden. Diese Felder sind nur für allgemeine Vor-/Nachtexte gedacht.
Personalisierte Texte werden ausschließlich über die Felder Vortext und Nachtext auf den Stammdatenkarten (Debitor, Kreditor, Verkäufer/Einkäufer) gesteuert. Wenn Sie die Belegvor-/nachtextfelder aktivieren, wird der Text auf allen Belegen erscheinen, nicht nur bei dem gewünschten Geschäftspartner.
Was ist der Unterschied zwischen personalisierten Texten und allgemeinen Vor-/Nachtexten?
Personalisierte Texte sind spezifisch für einen einzelnen Debitor, Kreditor oder Verkäufer/Einkäufer. Allgemeine Vor-/Nachtexte gelten für alle Belege oder können über Bedingungen gesteuert werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Vor- und Nachtexte.
Können personalisierte Texte mit allgemeinen Texten kombiniert werden?
Ja, Sie können sowohl personalisierte als auch allgemeine Texte verwenden. Die Sortierreihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge sie im Beleg erscheinen.
Wie kann ich denselben Text für mehrere Debitoren verwenden?
Erstellen Sie einen gemeinsamen Standardtextcode und verweisen Sie auf diesen in den Feldern Vortext/Nachtext der jeweiligen Debitorenkarten.
Was passiert, wenn ich im Beleg den Debitor ändere?
Die personalisierten Texte werden automatisch an den neuen Debitor angepasst, sofern für diesen ebenfalls personalisierte Texte hinterlegt sind.
Kann ich personalisierte Texte auch manuell im Beleg ändern?
Ja, Sie können die automatisch eingefügten Texte im Beleg jederzeit manuell bearbeiten oder löschen. Änderungen wirken sich nicht auf die Stammdaten aus.
Einrichtung, Textbausteine Ein Textbaustein ist ein individuell definierter Text, der entweder automatisch oder manuell in einen Beleg eingefügt wird - abhängig vom gewählten Typ und den definierten Bedingungen. Sie erstellen Textbausteine auf der Seite Standardtextcodes, die Sie über die Suche in Business Central finden...
Einrichtung, Vor- und Nachtexte Vor- und Nachtexte sind Textbausteine, die automatisch vor oder nach den Belegzeilen eingefügt werden. Sie erscheinen in Verkaufs-, Einkaufs-, Service- oder Projektbelegen. Nutzen Sie diese Texte für Hinweise, rechtliche Informationen oder individuelle Nachrichten an Ihre Kunden...
Arbeiten mit der App, Reihenfolge und Bedingungen Mit den erweiterten Textbedingungen in NAVAX Belegtext können Sie flexibel steuern, welche Texte in Ihren Belegen verwendet und übernommen werden. Sie können festlegen, dass bestimmte Texte nur für ausgewählte Sprachen, innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder für spezielle Belegarten automatisch eingefügt werden. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen stets korrekt und kontextbezogen in Ihren Verkaufs-, Einkaufs-, Service- und Projektbelegen erscheinen...
Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter NAVAX Belegtext bietet einen Texteditor, mit dem Sie Textbausteine für Belege einfach erstellen und bearbeiten können. Der Editor unterstützt Platzhalter, um dynamische Inhalte aus den jeweiligen Tabellen einzufügen. Sie können bereits vorgefertigte Texte aus anderen Programmen kopieren und in den Texteditor einfügen...
Erweiterte Funktionen, Formatierungen Mit den Formatierungsfunktionen in NAVAX Belegtext gestalten Sie Ihre Textbausteine professionell und CI-konform. Sie können Schriftart, -größe und -farbe anpassen sowie die Ausrichtung und Einrückung von Absätzen steuern...
Feldbeschreibungen, Personalisierte Texte Die Felder für personalisierte Texte ermöglichen es, Textbausteine speziell für einen bestimmten Debitor, Kreditor oder Verkäufer/Einkäufer zu hinterlegen...
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