Vor- und Nachtexte werden in folgenden Situationen in Belege eingefügt:
Automatisches Einfügen
Texte werden automatisch eingefügt, wenn:
Entsprechende Standardtextcodes als Vortext oder Nachtext konfiguriert sind
Die Bedingungen erfüllt sind (Belegart, Sprache, Zeitraum)
Sie einen Debitor/Kreditor auswählen oder ein Belegfeld ändern
Manuelles Einfügen
Sie können Texte manuell hinzufügen oder ändern:
Über die Felder Vortext - Beleg/Folgebelege oder Nachtext - Beleg/Folgebelege im Belegkopf
Über die Aktionen Vortext oder Nachtext im Menüband
Direkt auf der Seite Belegtextzeilen
Beispiel: Vortext auf einem Verkaufsangebot
Belegart
Verkaufsangebot
Textart
Vortext
Standardtextcode
GÜLTIGKEIT
Text
Dieses Angebot ist gültig bis ##Quote Valid Until Date##
Schritt-für-Schritt-Anleitung: automatisches Einfügen von Vor- und Nachtexten
Die in den Standardtextcodes hinterlegten Vor- und Nachtexte werden automatisch in Verkaufs-, Einkaufs-, Service- oder Projektbelegen eingefügt. Die Belegart bestimmen Sie im jeweiligen FastTab (Verkauf, Einkauf, Service oder Projekt).
Bevor die Texte automatisch eingefügt werden, müssen Sie die Standardtextcodes anlegen und konfigurieren. Diese Codes legen fest, welche Texte auf welchen Belegen erscheinen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Vor- und Nachtexte.
Öffnen Sie die Seite Verkaufsangebote. Sie finden diese über Wie möchten Sie weiter verfahren? oder direkt auf der Startseite, wenn Sie die Rolle Verkaufsauftragverarbeitung haben.
Klicken Sie auf den gewünschten Verkaufsangebot in der Liste. Die Detailansicht des Belegs öffnet sich.
Füllen Sie die Felder im Verkaufsangebotskopf wie gewohnt aus, z.B. Debitor Name, Adresse, Buchungsdatum und weitere relevante Informationen. Diese Angaben werden später auch für die automatische Befüllung von Vor- und Nachtexten verwendet. Die zugeordneten Texte werden automatisch eingefügt, sobald Sie das Feld Debitor Name verlassen oder den Belegkopf speichern.
Im Feld Vortext - Beleg/Folgebelege ändert sich der Wert auf Ja | Ja oder Ja | Nein.
Über die AssistEdit-Funktion können Sie die Seite Belegtextzeilen öffnen. Dort sehen Sie alle automatisch eingefügten Textzeilen und können diese bei Bedarf anpassen.
Optional: Sie können die automatisch eingefügten Texte im Texteditor weiter bearbeiten, z.B. ergänzen oder formatieren.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter.
Hinweis
Änderungen am Text im Beleg wirken sich nur auf diesen Beleg aus, nicht auf die Stammdaten oder andere Belege.
Optional: Im Texteditor können Sie Platzhalter für Tabellenfelder verwenden. Damit fügen Sie z.B. das Angebotsdatum oder den Kundennamen automatisch ein. In diesem Beispiel wurde ein Platzhalter (##Quote Valid Until Date##) verwendet. Der Platzhalter wird automatisch durch den tatsächlichen Wert aus dem Beleg ersetzt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter.
Optional: Nutzen Sie die Formatierungsoptionen, um den Text nach Ihren Wünschen zu gestalten (Schriftart, -größe, -farbe, Absatzausrichtung).
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Formatierungen.
Mit den Feldern Verkaufsangebot, Verkaufsangebot, Verkaufslieferung, Verkaufsrechnung, Verkauf Proforma Rechnung und Verkaufsrechnungsentwurf steuern Sie, auf welchen Belegen der Text erscheinen soll. Beispiel: Wenn Sie Verkaufsrechnung auswählen und den Beleg buchen, erscheint der Text auf der gebuchten Rechnung.
Wenn Sie den Beleg als Vorschau drucken, wird im Belegkopf z.B. Dieses Angebot ist gültig bis 01.01.2001 angezeigt. Das Datum wird automatisch aus dem Feld Gültig bis-Datum für Angebot gefüllt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: ändern bzw. manuelles Einfügen von Vor- und Nachtexten
Auf der Seite Belegtextzeilen sehen Sie alle Textzeilen des ausgewählten Belegs. Sie können diese Zeilen bearbeiten, neue hinzufügen oder löschen.
Öffnen Sie die Seite Verkaufsangebote. Sie finden diese über Wie möchten Sie weiter verfahren? oder direkt auf der Startseite, wenn Sie die Rolle Verkaufsangebotverarbeitung haben.
Klicken Sie auf den gewünschten Verkaufsangebot in der Liste. Die Detailansicht des Belegs öffnet sich.
Klicken Sie auf das Feld Vortext - Beleg/Folgebelege oder wählen Sie die Aktion Vortext. Sie gelangen zur Seite Belegtextzeilen.
Klicken Sie in das Feld Text, um den Texteditor zu öffnen. Geben Sie den gewünschten Text ein, z.B. Dieses Angebot ist gültig bis . Sie können auch längere Texte aus anderen Programmen einfügen.
Hinweis
Wenn die Seite, von der aus der Texteditor aufgerufen wird, nicht editierbar ist bzw. sich nicht im Bearbeitungsmodus befindet, ist auch der Text im Editor nicht editierbar.
Optional: Im Texteditor können Sie Platzhalter für Tabellenfelder verwenden. Damit fügen Sie z.B. das Angebotsdatum oder den Kundennamen automatisch ein.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter.
Optional: Nutzen Sie die Formatierungsoptionen, um den Text anzupassen (Schriftart, -größe, -farbe, Ausrichtung).
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Formatierungen.
Wählen Sie die passenden Belegfolgefelder (Verkaufsangebot, Verkaufsangebot, Verkaufslieferung, Verkaufsrechnung, Proforma Rechnung, Rechnungsentwurf). So bestimmen Sie, auf welchen Belegen der Text erscheint. Beispiel: Wenn Sie Verkaufsrechnung auswählen und den Beleg buchen, erscheint der Text auf der gebuchten Rechnung.
Wenn Sie den Beleg als Vorschau drucken, wird im Belegkopf z.B. Dieses Angebot ist gültig bis 01.01.2001 angezeigt. Das Datum wird automatisch aus dem Feld Gültig bis-Datum für Angebot gefüllt.
Bedeutung von "Ja | Nein" in Textfeldern
Das Feld Vortext - Beleg/Folgebelege bzw. Nachtext - Beleg/Folgebelege zeigt an, ob ein Vor- oder Nachtext für den Beleg oder die Folgebelege (z.B. nach dem Buchen auf einer Verkaufsrechnung) ausgewählt wurde.
Der Wert setzt sich folgendermaßen zusammen, hier anhand des Vortextes
Ja | Ja
Für diesen Beleg und für einen, mehrere oder alle Folgebelege ist ein Vortext eingerichtet.
Ja | Nein
Nur für diesen Beleg ist ein Vortext eingerichtet. Kein Folgebeleg
Nein | Ja
Nur für einen oder mehrere Folgebelege wurde ein Vortext definiert.
Nein | Nein
Es sind weder für diesen noch für die Folgebelege Vortexte definiert.
Praktische Szenarien
Szenario 1: Automatische Texte für alle Angebote
Situation: Sie möchten auf allen Verkaufsangeboten einen Gültigkeitshinweis anzeigen.
Lösung: Richten Sie einen Standardtextcode mit aktiviertem Belegvortext ein und wählen Sie Verkaufsangebot als Belegart.
Ergebnis: Der Text erscheint automatisch auf jedem neuen Verkaufsangebot.
Szenario 2: Kundenspezifische Grußformel
Situation: Ein VIP-Kunde soll eine persönliche Grußformel auf allen Belegen erhalten.
Lösung: Hinterlegen Sie auf der Debitorenkarte im Feld Nachtext einen personalisierten Standardtextcode.
Ergebnis: Bei Auswahl dieses Debitors wird der personalisierte Nachtext automatisch eingefügt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Personalisierte Texte.
Szenario 3: Einmaliger Hinweis für einen Beleg
Situation: Sie möchten nur auf einem bestimmten Auftrag einen speziellen Hinweis einfügen.
Lösung: Öffnen Sie die Belegtextzeilen aus dem Beleg heraus und fügen Sie den Text manuell ein. Deaktivieren Sie alle Folgebelege.
Ergebnis: Der Text erscheint nur auf diesem Beleg, nicht auf gebuchten Folgebelegen.
Tipps für die tägliche Arbeit
Felder im Belegkopf nutzen: Die Felder Vortext - Beleg/Folgebelege zeigen schnell, ob Texte vorhanden sind, ohne den Beleg öffnen zu müssen.
Texte prüfen vor dem Buchen: Nutzen Sie die Druckvorschau, um zu sehen, wie Vor- und Nachtexte auf dem Beleg erscheinen.
Automatik deaktivieren: Wenn Sie nicht möchten, dass Texte automatisch eingefügt werden, können Sie die Felder Verkaufsangebot, Verkaufsauftrag etc. in den Belegtextzeilen deaktivieren.
Folgebelege steuern: Entscheiden Sie für jeden Text einzeln, ob er auch auf Folgebelegen (z.B. gebuchte Rechnung) erscheinen soll.
Texte kopieren: In der Belegtexteinrichtung können Sie festlegen, ob Texte beim Kopieren von Belegen mit übernommen werden sollen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Belege kopieren.
Warum werden meine Vor- oder Nachtexte nicht automatisch eingefügt?
Prüfen Sie folgende Punkte:
Ist NAVAX Belegtext in der Belegtexteinrichtung aktiviert?
Ist der Standardtextcode als Belegvortext oder Belegnachtext markiert?
Sind die Textbausteine für die richtige Belegart aktiviert (z.B. Verkaufsauftrag)?
Stimmen die Bedingungen (Sprache, Zeitraum) mit dem Beleg überein?
Kann ich automatisch eingefügte Texte im Beleg ändern?
Ja, Sie können jeden automatisch eingefügten Text im Beleg manuell bearbeiten oder löschen. Änderungen wirken sich nicht auf die Standardtextcodes aus.
Was bedeutet "Ja | Nein" im Feld Vortext - Beleg/Folgebelege?
Der erste Wert (Ja) bedeutet, dass ein Vortext für den aktuellen Beleg vorhanden ist. Der zweite Wert (Nein) bedeutet, dass keine Vortexte für Folgebelege definiert sind. Siehe Tabelle oben für alle Kombinationen.
Können mehrere Vortexte oder Nachtexte gleichzeitig im Beleg sein?
Ja, Sie können mehrere Vor- oder Nachtexte haben. Die Sortierreihenfolge in den Textbausteinen bestimmt, in welcher Reihenfolge sie erscheinen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Reihenfolge und Bedingungen.
Wie entferne ich einen automatisch eingefügten Text aus einem Beleg?
Öffnen Sie die Belegtextzeilen über das Feld Vortext - Beleg/Folgebelege und löschen Sie die entsprechende Zeile. Der Text wird nur aus diesem Beleg entfernt, nicht aus den Standardtextcodes.
Werden Texte auf gebuchte Belege übernommen?
Ja, wenn in den Belegtextzeilen die entsprechenden Folgebelege aktiviert sind (z.B. Verkaufsrechnung). Die Texte werden beim Buchen in die gebuchten Belege übernommen.
Troubleshooting
Problem: Texte erscheinen doppelt
Ursache: Möglicherweise sind sowohl ein allgemeiner Standardtextcode als auch ein personalisierter Text (auf der Debitorenkarte) aktiv.
Lösung: Prüfen Sie die Sortierreihenfolge oder entfernen Sie einen der Texte.
Problem: Texte erscheinen auf falschen Belegen
Ursache: Die Belegarten in den Textbausteinen sind nicht korrekt konfiguriert.
Lösung: Öffnen Sie den Textbaustein und prüfen Sie die Felder Verkaufsangebot, Verkaufsauftrag etc. Aktivieren Sie nur die gewünschten Belegarten.
Problem: Platzhalter werden nicht ersetzt
Ursache: Der Platzhalter ist falsch geschrieben oder das Feld existiert nicht.
Lösung: Prüfen Sie die exakte Schreibweise des Platzhalters (Format: ##Feldname##). Nutzen Sie die Platzhalter-Funktion im Texteditor und prüfen Sie die verfügbaren Felder.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter.
Best Practices
Textorganisation
Vortexte für Begrüßungen, Einleitungen, allgemeine Hinweise verwenden
Nachtexte für Zahlungsinformationen, AGBs, Schlussformeln, rechtliche Hinweise
Mehrere kurze Textbausteine statt eines sehr langen Texts - bessere Wartbarkeit
Einrichtung, Vor- und Nachtexte Vor- und Nachtexte sind Textbausteine, die automatisch vor oder nach den Belegzeilen eingefügt werden. Sie erscheinen in Verkaufs-, Einkaufs-, Service- oder Projektbelegen. Nutzen Sie diese Texte für Hinweise, rechtliche Informationen oder individuelle Nachrichten an Ihre Kunden...
Einrichtung, Personalisierte Texte Personalisierte Texte sind Textbausteine, die speziell für einen bestimmten Debitor, Kreditor oder Verkäufer/Einkäufer erstellt wurden. Diese Texte werden automatisch in Belegen verwendet, wenn der entsprechende Geschäftspartner ausgewählt wird...
Arbeiten mit der App, Reihenfolge und Bedingungen Mit den erweiterten Textbedingungen in NAVAX Belegtext können Sie flexibel steuern, welche Texte in Ihren Belegen verwendet und übernommen werden. Sie können festlegen, dass bestimmte Texte nur für ausgewählte Sprachen, innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder für spezielle Belegarten automatisch eingefügt werden. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen stets korrekt und kontextbezogen in Ihren Verkaufs-, Einkaufs-, Service- und Projektbelegen erscheinen...
Arbeiten mit der App, Beispiel-Szenarien Diese Seite bietet praktische Beispiele für verschiedene Anwendungsfälle von NAVAX Belegtext. Jedes Szenario zeigt Schritt-für-Schritt, wie Sie bestimmte Funktionen einrichten und nutzen...
Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter NAVAX Belegtext bietet einen Texteditor, mit dem Sie Textbausteine für Belege einfach erstellen und bearbeiten können. Der Editor unterstützt Platzhalter, um dynamische Inhalte aus den jeweiligen Tabellen einzufügen. Sie können bereits vorgefertigte Texte aus anderen Programmen kopieren und in den Texteditor einfügen...
Erweiterte Funktionen, Formatierungen Mit den Formatierungsfunktionen in NAVAX Belegtext gestalten Sie Ihre Textbausteine professionell und CI-konform. Sie können Schriftart, -größe und -farbe anpassen sowie die Ausrichtung und Einrückung von Absätzen steuern...
Erweiterte Funktionen, Belege kopieren Wenn Sie Belege kopieren, kann - abhängig von der Einrichtung - ein Fenster erscheinen, in dem Sie gefragt werden, ob und welche Texte mit dem Beleg übernommen werden sollen...
Verwenden von Vor- und Nachtexten
