Mit den erweiterten Textbedingungen in NAVAX Belegtext können Sie flexibel steuern, welche Texte in Ihren Belegen verwendet und übernommen werden. Sie können festlegen, dass bestimmte Texte nur für ausgewählte Sprachen, innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder für spezielle Belegarten automatisch eingefügt werden. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen stets korrekt und kontextbezogen in Ihren Verkaufs-, Einkaufs-, Service- und Projektbelegen erscheinen.
Im folgenden werden die verschiedenen Bedingungen anhand von Anwendungsbeispielen im Detail erläutert.
Sprachbedingungen
Steuern Sie mit diesen Bedingungen, ob ein Text unabhängig von der Belegsprache oder nur für bestimmte Sprachen eingefügt wird.
Textfindung: Konfigurierte Texte werden anhand der Belegart und der Textart (Vortext/Nachtext) gesucht. Werden passende Texte gefunden, erfolgt die weitere Einschränkung anhand des Sprachcodes.
Sprachunabhängig: Ein Text wird unabhängig von der Belegsprache immer eingefügt - Alle Sprachen (z.B. allgemeine Lieferbedingungen).
Spezifische Sprache: Ein Text erscheint nur bei Belegen in einer bestimmten Sprache - Sprachcode (z.B. englischer Exporthinweis nur bei Sprachcode ENU).
Mehrere Sprachvarianten: Für denselben Zweck werden verschiedene Texte hinterlegt, die unabhängig der Belegsprache eingefügt werden - Sprachcode und Alle Sprachen bleiben leer (z.B. Garantietext auf Deutsch und Englisch).
Beispiel:
Als Vortext wird der Text "Dear Customer, thank you for your Order." mit der Option Alle Sprachen = ja angelegt. Somit wird sichergestellt, dass Belege ohne hinterlegten Sprachcode diesen Vortext angefügt bekommen.
Zusätzlich wird der Text "Sehr geehrter Kunde, danke für Ihre Bestellung." mit dem Sprachcode DEA angelegt, dieser wird automatisch auf Belegen mit diesem Sprachcode angefügt.
Wenn Sie einen Beleg für einen französischen Debitor oder einen Debitor ohne Sprachcode erstellen, wird der Vortext mit der Option Alle Sprachen = ja angefügt (englisch).
Wenn Sie einen Beleg für einen Debitor aus Österreich erstellen, wird der Vortext mit dem Sprachcode DEA angefügt (deutsch).
Gültigkeitsbedingungen
Steuern Sie mit diesen Bedingungen, ob ein Text innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingefügt wird.
Textfindung: Nach der Einschränkung durch Belegart, Textart und Sprachcode werden die Texte zusätzlich anhand des Belegdatums und den Feldern Startdatum und Enddatum gefiltert.
Gültig ab Startdatum: Ein Text wird eingefügt, wenn das Belegdatum nach einem bestimmten Stichtag liegt - Startdatum (z.B. neue Bestimmungen ab 01.01.2026).
Befristung bis Enddatum: Ein Textbaustein wird nur eingefügt, wenn das Belegdatum vor einem bestimmten Datum liegt - Enddatum (z.B. nur gültig bis 31.12.2025).
Aktionszeitraum: Ein Hinweistext erscheint nur bei Belegen innerhalb eines definierten Zeitraums - Startdatum und Enddatum (z.B. Weihnachtsaktion vom 01.12.2025 bis 31.12.2025).
Beispiel:
Ein Textbaustein für die Weihnachtsaktion soll nur vom 01.12. bis 24.12. gültig sein. Dafür wird das Startdatum auf den 01.12. und das Enddatum auf den 24.12. gesetzt.
Belegbedingungen
Steuern Sie mit diesen Bedingungen, bei welchen Belegarten ein Text eingefügt wird oder ob er automatisch auf Folgebelege übernommen wird.
Textfindung: Die Texte werden basierend auf den Einstellungen in den Inforegistern Verkauf, Einkauf, Service oder Projekt für die jeweilige Belegart gefiltert. Sie können festlegen, ob ein Text nur auf bestimmten Belegarten oder automatisch auf allen Folgebelegen erscheinen soll.
Nur bei bestimmter Belegart: Ein Text wird nur bei Verkaufsrechnungen eingefügt, nicht bei Angeboten oder Aufträgen (z.B. Zahlungshinweis nur auf Rechnungen).
Automatisch auf Folgebelegen: Ein Text wird automatisch vom Angebot auf Auftrag, Rechnung und Gutschrift übernommen (z.B. Projekthinweis durchgängig auf allen Belegen).
Sortierreihenfolge
Steuern Sie mit diesem Wert, in welcher Reihenfolge Texte aus verschiedenen Quellen in den Beleg eingefügt werden.
Textfindung: Wenn mehrere Texte die gleichen Bedingungen erfüllen (z.B. Vortexte vom Artikel, Debitor und Verkäufer), bestimmt die Sortierreihenfolge die Priorität beim Zusammenführen. Texte mit niedrigeren Werten werden zuerst eingefügt.
Vortexte: Mit Sortierreihenfolge 10 werden zuerst eingefügt.
Debitorenspezifische Texte: Mit Sortierreihenfolge 20 erscheinen danach.
Texte des Sachbearbeiters: Mit Sortierreihenfolge 30 werden als letztes hinzugefügt (z.B. Verkäuferspezifische Hinweise).
So können Sie genau festlegen, in welcher Reihenfolge Texte aus unterschiedlichen Stammdaten (Artikel, Debitor, Verkäufer, etc.) im Beleg zusammengeführt werden.
Beispiel:
Der Debitor 10000 Adatum Corporation hat den Vortext "Sehr geehrte ##Bill-to Name##," (hier wird ein Platzhalter verwendet) mit der Sortierreihenfolge 1 hinterlegt.
Zusätzlich wurde ein Vortext für alle Verkaufsaufträge mit dem Text "Vielen Dank für Ihr Vertrauen, wir bestätigen den erteilten Auftrag wie folgt." mit der Sortierreihenfolge 10 angelegt.
Wenn nun noch ein Textbaustein mit der Sortierreihenfolge 5 für alle Debitoren angelegt wird, erscheint dieser zwischen den beiden anderen Texten.
Im Belegkopf erscheint dann:
Sehr geehrte Adatum Corporation,
dieser Text hat die Sortierreihenfolge 5.
Vielen Dank für Ihr Vertrauen, wir bestätigen den erteilten Auftrag wie folgt.
Einrichtung der Bedingungen
Die erweiterten Textbedingungen werden direkt in der Seite Textbausteine in Business Central eingerichtet. So gehen Sie vor:
Öffnen Sie die Seite Standardtextcodes über die Suche in Business Central.
Wählen Sie den gewünschten Standardtextcode aus und öffnen Sie über die Aktion Textbausteine die zugehörigen Texte.
Wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus oder erstellen Sie einen neuen.
Im Inforegister Allgemein finden Sie folgende Felder:
Sprachcode: Legen Sie fest, für welche Sprache der Text gilt (leer = sprachunabhängig).
Startdatum: Der Text wird nur ab diesem Datum eingefügt (leer = kein Startdatum).
Enddatum: Der Text wird nur bis zu diesem Datum eingefügt (leer = kein Enddatum).
Sortierreihenfolge: Legen Sie die Reihenfolge fest, in der mehrere Textbausteine erscheinen (siehe Sortierreihenfolge).
Wählen Sie die Belegart - schränken Sie die Verwendung auf bestimmte Belegarten ein (z.B. nur Rechnung).
Speichern Sie die Einstellungen. Der Textbaustein wird nun automatisch nur dann eingefügt, wenn alle definierten Bedingungen erfüllt sind.
Tipp: Sie können mehrere Varianten desselben Textbausteins mit unterschiedlichen Bedingungen anlegen. Business Central wählt dann automatisch die passende Variante aus.
Best Practices
Sprachvarianten sinnvoll einsetzen
Erstellen Sie für alle wichtigen Geschäftssprachen entsprechende Textvarianten
Verwenden Sie Alle Sprachen = ja für eine Fallback-Variante (z.B. Englisch)
Testen Sie Ihre Sprachvarianten mit Belegen in verschiedenen Sprachen
Pflegen Sie Sprachvarianten zentral, um Konsistenz zu gewährleisten
Zeiträume effektiv nutzen
Planen Sie saisonale Texte (z.B. Weihnachten, Sommerpause) im Voraus
Verwenden Sie Startdatum für neue rechtliche Bestimmungen
Setzen Sie Enddatum für befristete Aktionen oder auslaufende Regelungen
Überprüfen Sie regelmäßig ablaufende Texte und aktualisieren Sie diese
Sortierreihenfolge strukturiert vergeben
Vergeben Sie Sortierreihenfolgen in 10er-Schritten (10, 20, 30...), um später Texte dazwischen einfügen zu können
Definieren Sie eine feste Strategie: z.B. Allgemein (10), Debitor (20), Verkäufer (30)
Zahlungshinweise nur auf Rechnungen, nicht auf Angeboten
Allgemeine AGB auf allen Belegen durchgängig
Projektspezifische Hinweise auf allen Projekt-Folgebelegen
Aktivieren Sie nur die Belegarten, die wirklich benötigt werden
Häufige Fragen
Was passiert, wenn mehrere Textbausteine die gleichen Bedingungen erfüllen?
Alle passenden Textbausteine werden eingefügt. Die Reihenfolge wird durch das Feld Sortierreihenfolge bestimmt. Texte mit niedrigeren Werten erscheinen zuerst.
Wie funktioniert die Sprachauswahl bei "Alle Sprachen"?
Wenn Alle Sprachen = ja gesetzt ist, wird dieser Text für alle Belege verwendet, für die keine sprachspezifische Variante existiert. Sprachspezifische Texte haben Vorrang.
Kann ich Bedingungen kombinieren?
Ja, alle Bedingungen können kombiniert werden. Ein Text wird nur eingefügt, wenn alle definierten Bedingungen erfüllt sind (z.B. Sprachcode ENU UND Zeitraum 01.12.-31.12. UND Belegart Rechnung).
Häufige Probleme
Problem: Text erscheint nicht, obwohl alle Bedingungen erfüllt scheinen
Ursache: Möglicherweise ist eine versteckte Bedingung nicht erfüllt oder die Belegart ist nicht aktiviert.
Lösung:
Prüfen Sie alle Felder im Inforegister Allgemein: Sprachcode, Startdatum, Enddatum, Alle Sprachen
Kontrollieren Sie in den FastTabs (Verkauf, Einkauf, Service, Projekt), ob die gewünschte Belegart aktiviert ist
Prüfen Sie, ob das Belegdatum innerhalb des definierten Zeitraums liegt
Problem: Texte erscheinen in falscher Reihenfolge
Ursache: Die Sortierreihenfolge ist nicht korrekt vergeben.
Lösung:
Öffnen Sie die Textbausteine und prüfen Sie das Feld Sortierreihenfolge
Niedrigere Werte erscheinen zuerst - passen Sie die Werte entsprechend an
Tipp
Weitere häufig gestellte Fragen und detaillierte Problemlösungen zu Sortierung und Bedingungen finden Sie unter Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, FAQ und Fehlerbehebung..
Reihenfolge und Bedingungen
