Personalisierte Texte werden automatisch eingefügt, wenn Sie einen Debitor, Kreditor oder Verkäufer/Einkäufer in einem Beleg auswählen, für den auf der Stammdatenkarte ein Vortext oder Nachtext hinterlegt ist.
Automatisches Einfügen
Texte werden automatisch eingefügt, wenn:
Auf der Debitorenkarte, Kreditorenkarte oder Verkäufer/Einkäufer-Karte ein Standardtextcode als Vortext oder Nachtext hinterlegt ist
Sie den entsprechenden Geschäftspartner in einem Beleg auswählen
Die definierten Bedingungen (Belegart, Sprache, Zeitraum) erfüllt sind
Beispiel: Personalisierter Vortext für VIP-Kunden
Debitor
10000 - Adatum Corporation
Standardtextcode
VIP_GRUSS
Textart
Vortext
Text
Sehr geehrter Herr Müller, als geschätzter VIP-Kunde profitieren Sie von unseren Premiumkonditionen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Arbeiten mit personalisierten Texten
Diese Anleitung zeigt, wie personalisierte Texte im täglichen Arbeiten automatisch eingefügt werden und wie Sie diese bei Bedarf anpassen können.
Öffnen Sie einen Beleg, z.B. einen Verkaufsauftrag. Sie finden diese über Wie möchten Sie weiter verfahren? oder direkt auf der Startseite.
Wählen Sie im Feld Debitor Name einen Debitor aus, für den ein personalisierter Text eingerichtet ist (z.B. Debitor 10000).
Die personalisierten Texte werden automatisch eingefügt, sobald Sie das Feld verlassen oder den Belegkopf speichern.
Im Feld Vortext - Beleg/Folgebelege bzw. Nachtext - Beleg/Folgebelege ändert sich der Wert auf Ja | Ja oder Ja | Nein.
Um die eingefügten Texte zu sehen, klicken Sie auf das Feld Vortext - Beleg/Folgebelege oder wählen Sie die Aktion Vortext. Die Seite Belegtextzeilen öffnet sich und zeigt alle Textzeilen für diesen Beleg.
Optional: Sie können den Text im Beleg bearbeiten, indem Sie in das Feld Text klicken. Der Texteditor öffnet sich.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Funktionen, Texteditor und Platzhalter.
Hinweis
Änderungen am Text im Beleg wirken sich nur auf diesen Beleg aus, nicht auf die Stammdaten oder andere Belege.
Optional: Überprüfen Sie in der Druckvorschau, wie der personalisierte Text auf dem gedruckten Beleg erscheint.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Personalisierte Texte im Beleg ändern
Wenn Sie einen automatisch eingefügten personalisierten Text für einen bestimmten Beleg anpassen möchten, können Sie dies direkt in den Belegtextzeilen tun.
Öffnen Sie den Beleg, dessen personalisierten Text Sie ändern möchten.
Klicken Sie auf das Feld Vortext - Beleg/Folgebelege oder Nachtext - Beleg/Folgebelege, um die Belegtextzeilen zu öffnen.
Klicken Sie in das Feld Text der Zeile, die Sie ändern möchten. Der Texteditor öffnet sich.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, z.B. Ergänzungen für diesen speziellen Fall.
Schließen Sie den Texteditor. Die Änderungen werden im Beleg gespeichert.
Optional: Wenn Sie möchten, dass der Text auch auf Folgebelegen (z.B. gebuchte Rechnung) erscheint, aktivieren Sie die entsprechenden Felder wie Verkaufsrechnung.
Praktische Szenarien
Szenario 1: VIP-Kunde mit personalisierter Anrede
Situation: Ein wichtiger Kunde soll auf allen Belegen eine persönliche Begrüßung erhalten.
Einrichtung: Auf der Debitorenkarte wurde ein Vortext mit personalisierter Anrede hinterlegt.
Ergebnis: Bei jedem neuen Verkaufsbeleg für diesen Debitor erscheint automatisch die persönliche Begrüßung.
Vorteil: Konsistente, professionelle Kommunikation ohne manuellen Aufwand.
Szenario 2: Mehrsprachiger Geschäftspartner
Situation: Ein internationaler Kunde erhält Belege in Englisch und Deutsch.
Einrichtung: Zwei Textbausteine mit unterschiedlichen Sprachcodes (DE und EN) wurden auf der Debitorenkarte hinterlegt.
Ergebnis: Je nach Sprachcode des Belegs erscheint automatisch die passende Sprachversion.
Vorteil: Automatische Sprachwahl, keine manuelle Umstellung notwendig.
Schnellprüfung: Die Felder Vortext - Beleg/Folgebelege zeigen auf einen Blick, ob personalisierte Texte vorhanden sind.
Druckvorschau nutzen: Prüfen Sie vor dem Versenden, wie personalisierte Texte auf dem gedruckten Beleg erscheinen.
Texte bei Bedarf anpassen: Für Sonderfälle können Sie personalisierte Texte direkt im Beleg ändern, ohne die Stammdaten zu beeinflussen.
Debitor wechseln: Wenn Sie den Debitor im Beleg ändern, werden die personalisierten Texte automatisch aktualisiert.
Kombination mit allgemeinen Texten: Personalisierte Texte können mit allgemeinen Vor-/Nachtexten kombiniert werden - die Sortierreihenfolge bestimmt die Reihenfolge.
Warum erscheint mein personalisierter Text auf allen Belegen?
Häufigster Fehler: Im Standardtextcode wurden die Felder Belegvortext oder Belegnachtext aktiviert. Diese dürfen bei personalisierten Texten NICHT aktiviert werden!
Personalisierte Texte werden ausschließlich über die Felder Vortext und Nachtext auf den Stammdatenkarten (Debitor, Kreditor, Verkäufer/Einkäufer) gesteuert. Die Belegvor-/nachtextfelder würden den Text auf allen Belegen anzeigen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Personalisierte Texte.
Was passiert, wenn ich den Debitor im Beleg ändere?
Die personalisierten Texte des vorherigen Debitors werden durch die Texte des neuen Debitors ersetzt (falls vorhanden). Wenn der neue Debitor keine personalisierten Texte hat, werden die alten Texte entfernt.
Können allgemeine und personalisierte Texte gleichzeitig im Beleg sein?
Ja, Sie können sowohl allgemeine Vor-/Nachtexte als auch personalisierte Texte verwenden. Die Sortierreihenfolge in den Textbausteinen bestimmt, in welcher Reihenfolge sie erscheinen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Reihenfolge und Bedingungen.
Kann ich denselben personalisierten Text für mehrere Debitoren verwenden?
Ja, erstellen Sie einen Standardtextcode und referenzieren Sie diesen in den Feldern Vortext oder Nachtext auf mehreren Debitorenkarten. So teilen sich mehrere Debitoren denselben Text.
Troubleshooting
Problem: Personalisierte Texte erscheinen doppelt
Ursache: Möglicherweise sind sowohl ein personalisierter Text (auf der Debitorenkarte) als auch ein allgemeiner Standardtextcode mit ähnlichem Inhalt aktiv.
Lösung: Prüfen Sie die Belegtextzeilen und entfernen Sie einen der Texte. Alternativ können Sie die Sortierreihenfolge anpassen.
Problem: Text erscheint in falscher Sprache
Ursache: Der Sprachcode im Textbaustein stimmt nicht mit der Belegsprache überein, oder es fehlt eine sprachspezifische Version.
Lösung: Erstellen Sie auf der Stammdatenkarte einen Textbaustein für jede benötigte Sprache mit dem entsprechenden Sprachcode.
Best Practices
Organisation personalisierter Texte
Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen für Standardtextcodes (z.B. DEB_[Nummer], VERK_[Kürzel])
Dokumentieren Sie in der Beschreibung des Standardtextcodes, für welchen Geschäftspartner der Text gedacht ist
Nutzen Sie geteilte Textbausteine für mehrere Geschäftspartner mit ähnlichen Anforderungen
Einrichtung, Personalisierte Texte Personalisierte Texte sind Textbausteine, die speziell für einen bestimmten Debitor, Kreditor oder Verkäufer/Einkäufer erstellt wurden. Diese Texte werden automatisch in Belegen verwendet, wenn der entsprechende Geschäftspartner ausgewählt wird...
Arbeiten mit der App, Reihenfolge und Bedingungen Mit den erweiterten Textbedingungen in NAVAX Belegtext können Sie flexibel steuern, welche Texte in Ihren Belegen verwendet und übernommen werden. Sie können festlegen, dass bestimmte Texte nur für ausgewählte Sprachen, innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder für spezielle Belegarten automatisch eingefügt werden. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen stets korrekt und kontextbezogen in Ihren Verkaufs-, Einkaufs-, Service- und Projektbelegen erscheinen...
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Verwenden von personalisierten Texten
