Mit den Buch.-Blättern können Sie offene Posten effizient auf Basis der importierten Daten ausgleichen und abschließen. Dabei unterstützt Sie NAVAX Zahlungsverkehr Imports mit dem automatischen Ausgleichsvorschlag, der anhand definierter Kriterien die bestmögliche Zuordnung ermittelt.
Durchführen den automatischen Ausgleichs
Transaktionen übertragen
Klicken Sie auf der Seite Imports auf die Aktion Übertragung, um die importierten Daten in das Buch.-Blatt oder die Bankkontoabstimmung zu übertragen.
Eine Anleitung wie Sie die Banktransaktionen übertragen können finden Sie im Kapitel Aufgaben, Imports, Zahlungsdatei importieren.
Wenn das Feld Übertr. Spesen in der NCP Imports Einrichtung aktiviert ist, wird für die Summe der Spesen pro Transaktion ebenfalls eine Zeile übertragen.
Sie können entweder die gesamte Datei, einzelne NCP Imports Daten, oder nur bestimmte NCP Imports Transaktionen übertragen.
Buchungsblatt auswählen
Wählen Sie das gewünschte Buch.-Blatt aus um es zu öffnen.
Importierte Daten weiterverarbeiten
Klicken Sie im Buch.-Blatt auf
NCP Imports > Import Ausgleich vorschlagen - Alle Zeilen, um einen automatischen Ausgleichsvorschlag für alle Zeilen zu erstellen.
NCP Imports > Import Ausgleich vorschlagen - Zeile, um einen automatischen Ausgleichsvorschlag für die markierte Zeile zu erstellen.
Das System versucht, die Kontonummer und die zugehörigen offenen Posten anhand verschiedener Kriterien zu ermitteln.
Zeilen, die bereits das Kennzeichen Ausgeglichen haben, werden übersprungen.
Kriterien für den Ausgleich
In folgender Reihenfolge wird versucht, für jede Zeile eine Kontonr. bzw. Ausgleichsbelege zu ermitteln:
Fixe Kontozuordnung
Wenn eine Fixe Kontozuordnung definiert ist, wird diese verwendet. (+2000 Punkte)
Beispiel:
Das Konto 241203 wird automatisch zugeordnet, wenn der Verwendungszweck oder die Zahlungsreferenz "Finanzamt" enthält.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Fixe Kontozuordnungen.
Hinweis
Bei Sachkonten kommt es vor dass die Beschreibung nicht in die Buch.-Blatt. Zeile geschrieben wird. Das liegt an der Einstellung Standardbeschreibung in Buch.-Blatt auslassen am Sachkonto. Die Option gibt an ob die Standardbeschreibung automatisch in das Feld Beschreibung der Buch.-Blattzeilen eingefügt wird, die für dieses Sachkonto erstellt werden.
Belegnummer oder externe Belegnummer
Wird im Verwendungszweck oder in der Zahlungsreferenz eine Belegnummer oder eine Externe Belegnummer gefunden, wird diese mit offenen Posten abgeglichen. (+600 Punkte)
Beispiel:
Eine Belegnummer im Verwendungszweck wird einem Posten zugeordnet, und die Zeile wird ausgeglichen.
Debitoren-/Kreditoren- oder Mitarbeiternummer
Wird eine Nummer gefunden, die zu einem Debitor, Kreditor oder Mitarbeiter passt, wird diese zugeordnet. (+100 Punkte)
Wenn zusätzlich noch eine Bankverbindung gefunden wird, wird diese ebenfalls zugeordnet und erhöht die Wertung. (+100 Punkte)
Hinweis:
Ein Ausgleich mit offenen Posten ist nicht möglich, wenn keine Belegnummer vorhanden ist. Wenn in der NCP Imports Einrichtung die Option Kontozuordnungen beibehalten aktiviert ist, wird der Debitor/Kreditor für die Zeile vorgeschlagen, auch wenn kein Beleg gefunden wird. Diese Option kann allerdings das Ergebnis der automatischen Zuordnung negativ beeinflussen.
Weitere Kriterien
Betrag stimmt voll überein (+100 Punkte)
Zahlungstoleranz oder Skonto berücksichtigt (+50 Punkte)
Zeilen filtern (optional)
Klicken Sie auf die Schaltfläche NCP Imports > Import Abweichung - Filter setzen, um nur Zeilen anzuzeigen, die noch nicht vollständig ausgeglichen wurden bzw. die im Feld Kontonr. kein Sachkonto eingetragen haben.
Mit der Aktion NCP Imports > Import Abweichung - Drucken können Sie die gefilterten Zeilen drucken.
Analysefenster verwenden (optional)
Das Analysefenster bietet eine detaillierte Übersicht über die angewendeten Kriterien und die erzielten Punktzahlen. Es zeigt die gefundenen Übereinstimmungen sowie die Bewertung der einzelnen Kriterien an. Um das Analysefenster zu nutzen, aktivieren Sie in der NCP Import Einrichtung die Option Analysefenster anzeigen. Nach Abschluss des Ausgleichsvorschlags wird das Fenster automatisch geöffnet und kann dabei unterstützten die Entscheidungslogik des Systems besser nachzuvollziehen. Das Fenster sollte aber nur zu Analysezwecke verwendet werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Berichte und Analysen, Imports, Imports Zuordnungsanalyse.
Zeilen löschen
Sie können Zeilen jederzeit löschen, solange Sie noch nicht gebucht wurden.
Wichtige Hinweise
Fixe Kontozuordnungen
: Diese können in der Einrichtung definiert werden, um bestimmte Konten automatisch zuzuweisen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Imports, Fixe Kontozuordnungen.
Nicht berücksichtigte Posten
:
Posten mit einem Buchungsdatum in der Zukunft.
Gesperrte Debitoren/Kreditoren.
Posten können nicht eindeutig zugeordnet werden da z.B. mehrere vorhanden sind
Restbetrag passt nicht mit dem Betrag der Transaktion zusammen.
Hinweis
In diesem Fall kann es helfen in der NCP Imports Einrichtung den Max. Ausgleichstoleranzbetrag zu erhöhen oder die Option Ausgleichsbetrag prüfen ganz zu deaktivieren.
Manuelle Anpassungen
: Wenn kein passender Vorschlag gefunden wird, können Sie die Kontonummer oder den Ausgleich manuell vornehmen.
Kriterien und Bewertung für den Ausgleichsvorschlag
Die Kriterien und die Bewertung für den Ausgleichsvorschlag sind in der NCP Imports Einrichtung hinterlegt. Die Kriterien sind in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie abgearbeitet werden. Je höher die Punktzahl, desto besser ist die Übereinstimmung mit dem Importierten Daten. Der Vorschlag mit der höchsten Wertung wird in die Buch.-Blattzeile übernommen.
Eine Fixe Kontozuordnung wird gefunden ➟ +2000 Punkte
Sucht den Wert der Zahlungsreferenz aus der importierten Transaktion in der Zahlungsreferenz der Posten ➟ +1000 Punkte
Sucht den Wert der Zahlungsreferenz aus der importierten Transaktion Belegnummern oder Externen Belegnummern ➟ +600 Punkte
Sucht den Wert des Verwendungszwecks in der Zahlungsreferenz, Belegnummern und Externen Belegnummern der Posten ➟ +600 Punkte nach Grad der Übereinstimmung (Nur, wenn er keine Zahlungsreferenz hat)
Sucht Kontonummer in Debitoren/Kreditoren ➟ +100 Punkte
Sucht Externen Kontoinhaber in Debitoren/Kreditoren ➟ +100 Punkte
Sucht Zahlungsreferenz in Debitoren/Kreditoren ➟ +300 Punkte nach Grad der Übereinstimmung
Sucht Verwendungszweck in Debitoren/Kreditoren ➟ +300 Punkte nach Grad der Übereinstimmung (Nur, wenn er keine Zahlungsreferenz hat)
Gefundene Debitoren/Kreditoren sind gesperrt ➟ Wird nicht berücksichtigt.
Gefundener Posten weist ein Datum in der Zukunft der Buchung auf ➟ Wird nicht berücksichtigt.
Gefundener Posten weist korrekten Betrag auf ➟ +100 Punkte
Gefundener Posten weist Zahlungstoleranz/Skonto vom Betrag auf ➟ +50 Punkte
Weitere Informationen
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Offene Posten ausgleichen
