AppSource-Name: NCRC Recurring Contracts Verträge zur automatischen Rechnungserstellung und Fakturierung. Aktuelle Version: 21.1.1.1ab Business Central 21.
Handbuch
Erstellungsdatum: 2024/05/17 Die aktuelle Version dieses Handbuchs finden Sie unter:
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Allgemein
NCRC Wiederkehrende Verträge Die NCRC Wiederkehrende Verträge (NCRC Recurring Contracts) erweitert Microsoft Dynamics 365 Business Central um Verträge für die automatische Erstellung und Fakturierung von Rechnungen...
Arbeiten mit der App
Vertragsanlage
Debitorenvertrag
Kreditorenvertrag
Fakturierung
Debitorenvertrag Klicken Sie am Vertragskopf oder in der Vertragsübersicht auf die Aktion Verkaufsrechnung erstellen...
Kreditorenvertrag Im Gegensatz zu Verkaufsrechnungen aus Verträgen, werden Einkaufsrechnungen nicht aus dem Vertrag heraus erfasst...
Dimensionen
Einrichtung Dimensionen Standardmäßig werden beide Shortcut Dimensionen in der Vertragszeile angezeigt. Zusätzlich können alle weiteren Dimensionen in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung aktiviert werden...
Dimensionen in Vertrag Bei Aktionen auf Zeilenebene, welche eine Neugenerierung des Zahlungsplan hervorrufen, können Dimensionswertänderungen direkt in der zugehörigen Eingabemaske erfasst werden...
Zahlungsplan
Arbeiten mit Zahlungsplan Der Zahlungsplan definiert, wann und wie viel in Rechnung gestellt wird...
Zahlungsplan und Periodenbeginn Der Standard Tag Periodenbeginn wird im der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung definiert und von dort aus in dem Vertragskopf und somit auch in die Vertragszeilen übernommen...
Indexierung
Einrichtung Indexierung In der Vertragseinrichtung im Reiter Indexierung muss ein Index Status, sowie die Rundungspräzision eingetragen werden...
Arbeiten mit Indexierung
Rückwirkende Indexierung
Kündigung
Arbeiten mit Kündigung Die Kündigung eines Vertrags bzw. einer Vertragszeile erfolgt auf Kundenwunsch und muss innerhalb am Vertragskopf definierter Frister passieren...
Verlängerung
Manuelle Verlängerung Verträge können um ein definiertes Intervall verlängert werden. Setzen Sie dazu in der Vertragszeile den Haken im Feld Verlängern und definieren Sie die Verlängerungsart...
Automatische Verlängerung Verträge bzw. Vertragszeilen, die nicht vor Ablauf der Frist gekündigt werden, können auch automatisch verlängert werden...
Verträge beenden
Automatisch Verträge beenden Ist eine Vertragszeile vollständig fakturiert und soll nicht mehr verlängert werden, kann der Status per Aufgabenwarteschlangenposten auf Beendet gesetzt werden und die Vertragszeile somit als Abgeschlossen markiert werden...
Projektintegration
Einrichtung Projekt Aktivieren Sie die Projektintegration, um Projekte für Verträge zu erstellen...
Projektanlage und Fakturierung Verwenden Sie die Aktion Projekt anlegen um ein Projekt für einen Vertrag zu erstellen. Die Projektnummer wird dann in das zugehörige Feld am Vertragskopf sowie den Vertragszeilen eingetragen...
Projektintegration in Vertrag Sie können einen Debitorenvetrag und einen Kreditorenvertrag mithilfe eines Projekts miteinander verknüpfen, um dadurch die tatsächlichen Werte aus den Einkaufsrechnungen und Verkaufsrechnungen einander gegenüberzustellen...
Kontingent
Einrichtung Kontingent Um Kontingente verwalten zu können, müssen Sie in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung die Projektintegration aktivieren...
Arbeiten mit Kontingent
Fakturierung nach Aufwand
Einrichtung Fakturierung nach Aufwand Um erfasste Aufwände fakturieren zu können, müssen Sie in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung die Projektintegration aktivieren...
Arbeiten mit Fakturierung nach Aufwand
Terminbezogene Änderungen
Einrichtung Terminbezogene Änderungen Um Terminbezogene Änderungen verwenden zu können, müssen Sie diese in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung aktivieren...
Mengenerhöhung für vergangene Perioden Eine Erhöhung der Menge, für eine bereits fakturierte Periode, führt zu einer Verkaufsrechnung zu einer oder mehreren Perioden...
Preiserhöhung für vergangene Perioden Eine Erhöhung des Preises, für eine bereits fakturierte Periode, führt zu einer Verkaufsrechnung zu einer oder mehreren Perioden...
Mengenverringerung für vergangene Perioden Eine Verringer der Menge, für eine bereits fakturierte Periode, führt zu einer Verkaufsgutschrift zu einer oder mehreren Perioden...
Preisverringerung für vergangene Perioden Eine Verringer des Preis, für eine bereits fakturierte Periode, führt zu einer Verkaufsgutschrift zu einer oder mehreren Perioden...
Mengenveränderung für zukunftige Perioden Eine Veränderung führt zu keiner Erstellung von Belegen es wird nur der Zahlungsplan angepasst...
Preisänderung für zukunftige Perioden Eine Veränderung führt zu keiner Erstellung von Belegen es wird nur der Zahlungsplan angepasst...
Datumsänderung
Bundles
Arbeiten mit Bundles
Einrichtung
NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung Hier werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben für NCRC Wiederkehrende Verträge festgelegt...
Anhang
NAVAX Lizenzverwaltung Die Seite NAVAX Lizenzverwaltung (in älteren Versionen NAVAX Lizenzübersicht oder NCEX Lizenzübersicht) zeigt den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen an...
Die NCRC Wiederkehrende Verträge (NCRC Recurring Contracts) erweitert Microsoft Dynamics 365 Business Central um Verträge für die automatische Erstellung und Fakturierung von Rechnungen.
Navigation
Die NCRC Wiederkehrende Verträge ist in der eigenen Rollen Vertragsbearbeiter integriert.
Felder, Aktionen, Seiten und Berichte, die aus der Erweiterung NCRC Wiederkehrende Verträge stammen, sind durch das Kürzel NCRC gekennzeichnet. Durch diese zusätzliche Kennzeichnung können sie eindeutig von anderen Erweiterungen (die ähnliche Namen und Bezeichnungen verwenden können) unterschieden werden.
Die Suchbegriffe "nvxrc", "ncrc" und "navax" werden auch von "Wie möchten Sie weiter verfahren" erkannt.
Dadurch kann sehr schnell auf die einzelnen Bereiche der NCRC Wiederkehrende Verträge zugegriffen werden.
NCRC steht für NAVAX Consulting Recurring Contracts.
Berechtigungssätze
Für NCRC Recurring Contracts stehen folgende Berechtigungssätze zur Verfügung:
Name
Beschreibung
NVXRC
NCRC Wiederkehrende Verträge
Diese Berechtigungen benötigen Sie, um die NCRC Wiederkehrende Verträge zu benutzen.
NVXRC Setup
NCRC Wiederkehrende Verträge einr.
Diese Berechtigungen benötigen Sie, um die NCRC Wiederkehrende Verträge einzurichten.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Vertragsanlage Debitorenvertrag
Neuen Vertrag anlegen
Öffnen Sie die Seite Vertragsübersicht und klicken Sie auf die Aktion Neu.
Folgende Werte sollten am Vertragskopf erfasst werden:
Feld
Beschreibung
Startdatum
Definiert das Startdatum des gesamten Vertrags Der hier eingetragene Wert wird in die Vertragszeilen übertragen, kann aber je Vertragszeile geändert werden.
Enddatum
Definiert das Enddatum des gesamten Vertrags Der hier eingetragene Wert wird in die Vertragszeilen übertragen, kann aber je Vertragszeile geändert werden.
Fakturierungsart (Reiter Rechnungsdetails)
Definiert wie oft fakturiert wird (monatlich, quartalsmäßig, jährlich, usw.)
Herkunftsart
Debitor
Nr.
Debitorennr.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Vertrag Karte.
Definieren Sie außerdem Standardwerte für die Vertragszeilen für die Bereiche Kündigung und Indexierung.
Sobald im Vertragskopf die Vertragsnummer, so wie die Herkunftsnummer und die Debitorennr. eingetragen wurden, können Sie die Vertragszeilen erfassen.
Der Status in der Vertragszeile kann nicht editiert werden. Bei Neuanlage wird automatisch der Standard Status aus der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung angewendet. Statusänderungen können nur über die zugehörige Funktion erfolgen. Mehr Informationen: Arbeiten mit dem Vertragsstatus
Wählen Sie den Typ und die Nr. des Objekts (Artikel, Sachkonto, Ressource), welches Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen wollen und erfassen Sie die Menge sowie den Preis pro Fakturierungsperiode.
Alle anderen Werte werden aus dem Vertragskopf übernommen, und können je Vertragszeile angepasst werden.
Neuen Vertrag aus Verkaufsangebot/Verkaufsauftrag erstellen
Wählen Sie im Verkaufsangebot/Verkaufsauftrag unter Aktionen > Funktion > NCRC Wiederkehrende Verträge > Neuen Vertrag erstellen aus, um einen neuen Vertrag anzulegen.
Es öffnet sich dann eine neue Seite, in der Sie vertragsspezifische Informationen erfassen können. Die Werte werden dann in den Vertragskopf übernommen und automatisch auf die Vertragszeilen angewendet.
Das Verkaufsangebot bzw. der Verkaufsauftrag kann dann gelöscht (bzw. archiviert) werden.
Im neu erstellen Vertrag, werden die Werte aus der Angebots- bzw. Auftragszeilen, automatisch in die Vertragszeile übernommen, wobei die Menge im Angebot/Auftrag dann der pro Periode zu fakturierenden Menge entspricht.
Ändern Sie den Status, auf den in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung definierten Aktiv Status, um Rechnungen aus Ihrem Vertrag zu generieren.
Verkaufsangebots-/Verkaufsauftragszeilen zu bestehendem Vertrag hinzufügen
Besteht für einen Debitoren bereits ein Vertrag, können Sie Angebots- bzw. Auftragszeilen auch zu diesem hinzufügen. Verwenden Sie dazu Aktionen > Funktion > NCRC Wiederkehrende Verträge > Zeilen zu bestehendem Vertrag hinzufügen.
Es öffnet sich dann eine Auswahlliste aller Verträge, für den Debitoren und der gewünschte Vertrag kann ausgewählt werden. Die Verkaufszeile wird dann als neue Zeile im Vertrag angelegt.
Weitere Schritte siehe Fakturierung
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Vertragsanlage Kreditorenvertrag
Neuen Vertrag anlegen
Kreditorenverträge müssen zwingend aus Einkaufsanfragen bzw. Einkaufsbestellungen erstellt werden.
Für die Erstellung sowie die korrekte Verbuchung von Einkaufsrechnungen zu Kreditorenverträgen aus Einkaufsanfragen bzw. Einkaufsbestellung, muss zwingend die Archivierung von Anfragen/Bestellungen aktiviert werden.
Wichtig
Aktivieren Sie die Archivierung unter Kreditoren & Einkauf Einr. > Angebote archivieren > Immer bzw. Bestellungen archivieren.
Erfassen Sie eine Einkaufsanfrage bzw. ein Einkaufsbestellung. Um diese dann in einen Vertrag umzuwandeln, wählen Sie Aktionen > Funktion > NCRC Wiederkehrende Verträge > Neuen Vertrag erstellen
Es öffnet sich dann eine neue Seite, in der Sie vertragsspezifische Informationen erfassen können. Die Werte werden dann in den Vertragskopf übernommen und automatisch auf die Vertragszeilen angewendet.
Die Einkaufsanfrage bzw. Einkaufsbestellung kann dann gelöscht (bzw. archiviert) werden.
Im neu erstellen Vertrag, werden die Werte aus der Anfrage- bzw. Bestellzeile, automatisch in die Vertragszeile übernommen, wobei die Menge im Angebot/Auftrag dann der pro Periode zu fakturierenden Menge entspricht.
Ändern Sie den Status auf den in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung definierten Aktiv Status um dem Vertrag Einkaufsrechnungen zuzuordnen.
Anfrage-/Bestellzeilen zu bestehendem Vertrag hinzufügen
Besteht für einen Kreditor bereits ein Vertrag, können Sie Anfrage- bzw. Bestellzeile auch zu diesem hinzufügen. Verwenden Sie dazu Aktionen > Funktion > NCRC Wiederkehrende Verträge > Zeilen zu bestehendem Vertrag hinzufügen.
Es öffnet sich dann eine Auswahlliste aller Verträge, für den Kreditor und der gewünschte Vertrag kann ausgewählt werden. Die Einkaufszeile wird dann als neue Zeile im Vertrag angelegt.
Weitere Schritte siehe Fakturierung
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Fakturierung Debitorenvertrag
Klicken Sie am Vertragskopf oder in der Vertragsübersicht auf die Aktion Verkaufsrechnung erstellen.
Optionen
Verrechnung bis Datum
Geben Sie das Datum an bis zu welchem die Rechnungen erstellt werden sollen.
Belegdatum
Geben Sie das Belegdatum der zu erstellenden Verkaufsrechnung an
Buchungsdatum
Geben Sie das Buchungsdatum der zu erstellenden Verkaufsrechnung an. Über das gezielte Setzen des Buchungsdatums, können Sie eine Verrechnung im Vor- oder Nachhinein steuern.
Keine Rechnung für Periode erstellen
Sofern aktiviert, werden alle Perioden bis zum Verrechnung bis Datum im Zahlungsplan als Fakturiert gekennzeichnet, ohne einen tatsächlichen Beleg zu erstellen.
Perioden zusammenfassen
Definiert, ob Sie pro zu fakturierender Periode eine Rechnung erstellen wollen, oder eine Rechnung für alle Perioden.
Rechnung erstellen pro
Definiert, auf welcher Ebene die Rechnung erstellt werden
Vertragszeile
Vertrag
Debitor (Erfordert das Setzen des Kennzeichens „Rechnungen zusammenfassen“ in den gewünschten Verträgen)
Die erstellte, ungebuchte Verkaufsrechnung ist im Zahlungsplan ersichtlich und kann von hier aus aufgerufen werden.
Falls Sie die ungebuchte Rechnung löschen möchten, können Sie entweder die Funktion Fakturierung korrigieren im Zahlungsplan ausführen oder die Rechnung öffnen und dort Löschen.
Die Periode wird dann im Zahlungsplan wieder als nicht fakturiert markiert und kann verrechnet werden.
Um die Rechnung zu buchen, öffnen Sie den Beleg und klicken Sie auf Buchen.
Im Zahlungsplan wird dann die Gebuchte Rechnungsnr. Eingetragen. Falls Sie die gebuchte Rechnung stornieren müssen, verwenden Sie entweder die zugehörige Funktion im Zahlungsplan oder die Standard-Funktionen (Verkaufsrechnung stornieren, Verkaufsrechnung korrigieren) in der Verkaufsrechnung. Dadurch wird dann eine Verkaufsgutschrift gebucht und Sie können die Verkaufsrechnung neu erstellen.
Die ursprüngliche Verkaufsrechnung sowie die erstellte Verkaufsgutschrift sind im Zahlungsplan als Zugeordnete Belege der Periode angehängt.
Für jeder Verkaufsrechnungszeile, welche aus einem Vertrag heraus erstellt wird, wird eine Bemerkungszeile angelegt welche Rückschlüsse auf die Vertragsnummer und Vertragszeilennr. Sowie die Periode gibt.
In der NCRC Wiederkehrenden Verträge Einrichtung können Sie definieren, ob nur die Periode, exkl. Der Vertragsnummer/Vertragszeilennr. angedruckt werden soll.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Fakturierung Kreditorenvertrag
Im Gegensatz zu Verkaufsrechnungen aus Verträgen, werden Einkaufsrechnungen nicht aus dem Vertrag heraus erfasst.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Dimensionen Einrichtung Dimensionen
Standardmäßig werden beide Shortcut Dimensionen in der Vertragszeile angezeigt. Zusätzlich können alle weiteren Dimensionen in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung aktiviert werden.
Mit Aktivierung werden die Felder automatisch in der Zeile eingeblendet und können befüllt werden.
Wichtig
Die Dimensionen werden NUR in den Zahlungsplan übernommen und nicht eventuelle Belege, welche in Verbindung mit dem Vertrag erstellt werden.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Dimensionen Dimensionen in Vertrag
Bei Aktionen auf Zeilenebene, welche eine Neugenerierung des Zahlungsplan hervorrufen, können Dimensionswertänderungen direkt in der zugehörigen Eingabemaske erfasst werden.
Dazu muss Dimensionen ändern aktiviert werden. Es werden dann die in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung definierten Dimensionsfelder eingeblendet und können befüllt werden.
Dimensionswerte sind nur in der Vertrag Zahlungsplan Karte ersichtlich über Zugehörig > Zahlungsplan
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Zahlungsplan Arbeiten mit Zahlungsplan
Der Zahlungsplan definiert, wann und wie viel in Rechnung gestellt wird.
Er ist klar einer Vertragszeile zugeordnet. Der aktive Zahlungsplan zur jeweiligen Vertragszeile wird direkt unter der Vertragszeile angezeigt oder ist erreichen über Zugehörig > Zahlungsplan.
Der Zahlungsplan wird für die Gesamte Laufzeit des Vertragszeile (Startdatum – Enddatum) anhand der Vertragszeilendetails (Menge, VK-Preis, Fakturierungsintervall) aufgebaut.
Der Erste Zahlungsplan wird bei der initialen Aktivierung (Aktiv Status lt. NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung) erstellt.
Ändern sich die Werte der Vertragszeile bzw. wird eine andere Aktion ausgeführt welche den Zahlungsplan beeinflusst, wird eine neue Zahlungsplanversion erstellt und aktiviert.
Beispiel 1: Monatliche FakturierungBeispiel 2: Halbjährige FakturierungBeispiel 3: Jährliche Fakturierung
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Zahlungsplan, Zahlungsplan und Periodenbeginn.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Zahlungsplan Zahlungsplan und Periodenbeginn
Der Standard Tag Periodenbeginn wird im der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung definiert und von dort aus in dem Vertragskopf und somit auch in die Vertragszeilen übernommen.
Tag Periodenbeginn 1 bedeutet, dass, unabhängig vom Startdatum der Vertragszeile, immer von 01. bis zum folgenden 01. fakturiert wird. Angefangene Perioden werden teilfakturiert.
Tag Periodenbeginn zum Start Datum setzen definiert ob bei Vertragszeilen mit abweichendem Startdatum der Tag Periodenbeginn automatisch an das Startdatum angepasst werden soll.
Beispiel Tag Periodenbeginn: 01
Fakturierungsintervall: 1M (kein Abweichender Periodenbeginn im Fakturierungsintervall gesetzt)
Preis pro Periode: 100 €
Startdatum in der Vertragszeile: 05.01.2023
Enddatum in der Vertragszeile: 04.01.2024
Wichtig
Es können immer nur ganze Perioden in einer Vertragslaufzeit verrechnet werden, d.h. die erste Teilperiode, sowie die letzte Teilperiode müssen in sich wieder eine komplette Periode ergeben.
Ergebnis
Im Zahlungsplan werden 13 Perioden erstellt, wobei die erste Periode eine Laufzeit vom 05.01.2023 bis zum 31.01.2023 hat (Periodenbeginn 01)
Anschließend werden alle vollständigen Perioden fakturiert wobei diese immer am Tag 1 starten. Die letzte Periode ist wiederum keine vollständige Periode. Hierbei berechnet sich der Preis folgendermaßen
Preis pro Periode – Wert der ersten Teilperiode = Wert der letzten Teilperiode
100 – 90 = 10
Beispiel Tag Periodenbeginn: 15, abweichende Vertragslaufzeit
Fakturierungsintervall: 1M (Abweichender Periodenbeginn im Fakturierungsintervall gesetzt)
Preis pro Periode: 100 €
Startdatum in der Vertragszeile: 01.01.2023
Enddatum in der Vertragszeile: 31.12.2023
Wichtig
Es können immer nur ganze Perioden in einer Vertragslaufzeit verrechnet werden, d.h. die erste Teilperiode, sowie die letzte Teilperiode müssen in sich wieder eine komplette Periode ergeben.
Ergebnis
Im Zahlungsplan werden 13 Perioden erstellt, wobei die erste Periode eine Laufzeit vom 01.01.2023 bis zum 14.01.2023 hat (Periodenbeginn 15)
Anschließend werden alle vollständigen Perioden fakturiert wobei diese immer am Tag 15 starten. Die letzte Periode ist wiederum keine vollständige Periode. Hierbei berechnet sich der Preis folgendermaßen
Preis pro Periode – Wert der ersten Teilperiode = Wert der letzten Teilperiode
100 – 46,67 = 53,33
Beispiel Tag Periodenbeginn: 05, idente Vertragslaufzeit
Fakturierungsintervall: 1M (Abweichender Periodenbeginn im Fakturierungsintervall gesetzt)
Preis pro Periode: 100 €
Startdatum in der Vertragszeile: 05.01.2023
Enddatum in der Vertragszeile: 04.01.2024
Wichtig
Es können immer nur ganze Perioden in einer Vertragslaufzeit verrechnet werden, d.h. die erste Teilperiode, sowie die letzte Teilperiode müssen in sich wieder eine komplette Periode ergeben.
Ergebnis
Im Zahlungsplan werden 12 Perioden erstellt und alle Perioden lauten ident.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Indexierung Einrichtung Indexierung
In der Vertragseinrichtung im Reiter Indexierung muss ein Index Status, sowie die Rundungspräzision eingetragen werden.
Bei der Rundungspräzision empfiehlt sich 0,01 einzutragen, um Fehlermeldungen zu vermeiden.
In der Index-Liste werden Index-Codes erfasst, welche dann auch einem Vertrag, bzw. einer Vertragszeile zugeordnet werden.
Zu jedem Index-Code können Index-Werte erfasst werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Indexierung, Arbeiten mit Indexierung.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Indexierung Arbeiten mit Indexierung
Im Vertragskopf bzw. der Vertragszeile müssen die Index Felder gepflegt werden, sowie im Ausgansgmonat und -jahr sowie im Vergleichsmonat und -jahr im beim zugehörigen Index-Code die Index-Werte gepflegt sein:
Die Indexierung kann für eine Vertragszeile, einen Vertrag oder mehrere bzw. alle Verträge durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu auf Aktionen > Indexierung.
Nachdem die Indexierung durchgeführt wurde, werden die neuen Preise direkt in die Vertragszeile übernommen.
Über das Indexierungprotokoll, welches zu finden ist unter Zugehörig > Historie > Indexierungsprotokoll können die berechneten Werte angedruckt werden.
Es gibt zusätzlich die Möglichkeit, die Kunden über einen zusätzlichen Text in der Verkaufsrechnung über die Index-Anpassung zu informieren.
Im Anschluss daran wird dann Setze Gedruckt im Indexierungsprotokoll gesetzt.
Nachdem die Indexierung erfolgreich durchgeführt wurde, werden die neuen Index-Werte (Monat/Jahr) im der Vertragszeile angepasst. Am Vertragskopf bleiben die ursprünglichen Werte bestehen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Indexierung, Rückwirkende Indexierung.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Indexierung Rückwirkende Indexierung
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Kündigung Arbeiten mit Kündigung
Die Kündigung eines Vertrags bzw. einer Vertragszeile erfolgt auf Kundenwunsch und muss innerhalb am Vertragskopf definierter Frister passieren.
Die Frist definiert sich über die Werte aus den Felder Kündigungsart & Erlaubte Kündigung.
Beispiel 1:
Kündigungsintervall: 1M
Erlaubte Kündigung: Bis zum Ablauf des Vertrags
Die Kündigung muss somit spätestens 1 Monat vor Enddatum des Vertrags bzw. der Vertragszeile eingereicht werden, um gültig zu sein.
Beispiel 2:
Kündigungsintervall: 1M
Erlaubte Kündigung: Bis zum Jahresende
Die Kündigung muss somit spätestens 1 Monat vor Jahresende also dem 30.11.XX eingereicht werden, um gültig zu sein
Beispiel 3:
Kündigungsintervall: -
Erlaubte Kündigung: Bis zum Monatsende
Die Kündigung kann somit monatlich eingereicht werden
Bei den Kündigungsintervallen, welche einen Bezug zum aktuellen Datum haben (Bis zum Jahresende, Bis zum Quartalsende, Bis zum Monatsende) gibt es zusätzlich einen Aufgabenwarteschlangenposten, welcher das Datum aktualisiert.
Zur taggenauen Berechnung des zulässigen Kündigungsdatums sollte der Aufgabenwarteschlangenposten täglich ausgeführt werden.
Wird eine Kündigung nicht rechtzeitig eingereicht, ergibt kann der Vertrag automatisch verlängert werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Verlängerung, Automatische Verlängerung.
Wird eine Kündigung im System erfasst, wird der in der NCRC Wiederkehrenden Verträge Einrichtung definierte Kündigungsstatus gesetzt.
Der Status muss das Boolean „Fakturierbar“ aktiviert haben, da aus einem gekündigten Vertrag weiterhin Rechnungen erstellt werden können.
Eine Kündigung kann entweder nur für eine Vertragszeile oder für einen ganzen Vertrag ausgeführt werden.
Vertragszeile kündigen
Wird nur eine Zeile gekündigt, der Vertrag bleibt aber weiterhin aufrecht, kann die Zeilenaktion ausgeführt werden unter Funktionen > Vertragszeile kündigen.
Es können nur Vertragszeilen gekündigt werden, welche als Fakturierbar gekennzeichnet sind.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter NCRC Vertragsstatus.
Es öffnet sich dann eine Eingabemaske, welche mit Werten aus der zugehörigen Vertragszeile vorbelegt wird.
Optionen
Kündigungsgrund
Auswahl eines vordefinierten Kündigungsgrunds in der Tabelle NCRC Kündigungsgrund
Kündigungsdatum
Das Berechnete Datum anhand der Eingabe des Feldes „Erlaubte Kündigung“ (Vertragsenddatum, Jahresenddatum, Quartalsenddatum, Monatsenddatum)
Spätestes zulässiges Kündigungsdatum
Das Berechnete Datum anhand der Eingabe des Feldes „Erlaubte Kündigung“ (Vertragsenddatum, Jahresenddatum, Quartalsenddatum, Monatsenddatum) abzüglich der Kündigungsfrist.
Kündigung erhalten am
Das Business Central Arbeitsdatum
Bei erfolgreicher Ausführung der Kündigung, wird folgendes ausgeführt:
Der Status ändert sich auf den definierten Kündigungsstatus
Die Vertragszeile ist nicht mehr als zu verlängern gekennzeichnet
Die erfassten Kündigungswerte werden in der Vertragszeile erfasst
Wichtig
Die Kündigung hat KEINE Auswirkungen auf das Enddatum der Vertragszeile. Falls das Enddatum durch die Kündigung vorverlegt werden soll, muss dieses manuell passieren.
Wird ein gesamter Vertrag gekündigt, kann die Aktion am Vertragskopf ausgeführt werden unter Aktionen > Vertrag kündigen.
Es können nur Vertragszeilen gekündigt werden, welche als Fakturierbar gekennzeichnet sind.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter NCRC Vertragsstatus.
Es öffnet sich dann dieselbe Eingabemaske, wie für die Kündigung auf Zeilenebene. Diese wird mit Werten aus den Vertragszeilen befüllt wird, sofern diese ident sind. Ist das Kündigungsdatum sowie folglich auch das späteste zulässige Kündigungsdatum in den betroffenen Vertragszeilen unterschiedlich, werden keine Vorschlagswerte angezeigt.
Die Erfassung der Kündigungsdaten erfolgt ident zur Kündigung auf Zeilenebene.
Es werden dann nur jene Vertragszeilen als gekündigt markiert, für die die Kündigung vor Ablauf der Frist eingegangen ist.
Kündigung aufheben
Um eine Kündigung rückgängig zu machen, muss nur der Status geändert werden. Die erfassten Kündigungswerte werden dann automatisch gelöscht.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Verlängerung Manuelle Verlängerung
Verträge können um ein definiertes Intervall verlängert werden. Setzen Sie dazu in der Vertragszeile den Haken im Feld Verlängern und definieren Sie die Verlängerungsart.
Verlängerungsarten/-intervalle werden in der Tabelle Vertragsintervalle gepflegt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter NCRC Vertragsintervalle.
Sie können die Verlängerungsart auch an der Vertragsart erfassen. Die definierte Verlängerungsart wird dann automatisch in allen Vertragszeilen gesetzt.
Dieses Intervall wird dann zur Kalkulation des neuen Enddatums der Vertragszeile verwendet.
Verträge können verlängert werden unter Aktionen > Vertrag verlängern. Es wird dann – unabhängig vom Zeitpunkt der Ausführung dieser Funktion, das Enddatum aller Vertragszeilen um das jeweils definierte Intervall nach hinten gesetzt und ein neuer Zahlungsplan erstellt.
Der Status der Vertragszeile ändert sich kurzzeitig auf den in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung definierten Verlängern Status.
Die Statusänderung kann dann unter Zugehörig > Status Änderungsprotokoll auf Kopf- und Zeilenebene nachverfolgt werden
Im Zahlungsplan wird dann der Preis und die Menge der ursprünglich letzten Zahlungsplanzeile für alle neu erstellen Zahlungsplanzeilen verwendet.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Verlängerung Automatische Verlängerung
Verträge bzw. Vertragszeilen, die nicht vor Ablauf der Frist gekündigt werden, können auch automatisch verlängert werden.
Dafür muss der zugehörige Aufgabenwarteschlangenposten erstellt werden:
Eine Vertragszeile wird automatisch verlängert, wenn:
Status = Aktiv
Enddatum > Tagesdatum
Verlängern = Aktiviert
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Verträge beenden Automatisch Verträge beenden
Ist eine Vertragszeile vollständig fakturiert und soll nicht mehr verlängert werden, kann der Status per Aufgabenwarteschlangenposten auf Beendet gesetzt werden und die Vertragszeile somit als Abgeschlossen markiert werden.
Eine Vertragszeile wird auf den in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung definierten Beendet Status gesetzt, wenn
Status = Aktiv/Gekündigt
Enddatum > Tagesdatum
Verlängern = Nicht Aktiv
Zahlungsplan = Vollständig Fakturiert
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Projektintegration Einrichtung Projekt
Aktivieren Sie die Projektintegration, um Projekte für Verträge zu erstellen.
Projekte für Verträge bieten vielseitige Vorteile; es können beispielsweise Debitoren- und Kreditorenverträge miteinander verknüpft werden, um den tatsächlichen DB einer Vertragszeile zu kalkulieren.
Wichtig
Projekte werden außerdem benötigt, um Kontingente zu verwenden oder nach Aufwand zu fakturieren.
Öffnen Sie die NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung und aktivieren Sie die Projektintegration.
Wählen Sie im Feld Projektnummer für Verträge die Nummernserie, die bei der Erstellung von Projekten aus Verträgen verwendet werden soll & definieren Sie ein Vorlageprojekt.
Erst durch Aktivierung der Projektintegration, werden die zugehörigen Felder & Aktionen im Vertrag eingeblendet.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Projektintegration, Projektanlage und Fakturierung.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Projektintegration Projektanlage und Fakturierung
Verwenden Sie die Aktion Projekt anlegen um ein Projekt für einen Vertrag zu erstellen. Die Projektnummer wird dann in das zugehörige Feld am Vertragskopf sowie den Vertragszeilen eingetragen.
Wichtig
Die Zeilen dürfen nicht Aktiv oder Abgeschlossen sein, da sonst die Projektnummer nicht in die Zeile eingetragen werden kann.
Sofern die in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung Projektaufgaben und -planzeilen erstellen aktiviert haben, wird bei Aktivierung eine Projektaufgabe und eine Planzeile erstellt und der Vertragszeile zugeordnet.
Die Zuordnung von Projekt, Projektaufgabe, Projektplanzeile kann auch manuell vorgenommen werden.
Für jede Vertragszeile wird eine Projektaufgabe erstellt. Die Projektaufgabennr. wird anhand der Startnr. In der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung vergeben. Die Beschreibung entspricht der Beschreibung der Vertragszeile.
Zusätzlich wird für jede Vertragszeile eine Projektplanzeile erstellt.
Feld
Wert
Planungsdatum
Startdatum der Vertragszeile
Zeilenart
Budget
Belegnr.
Vertragsnumemr
Art
Art der Vertragszeile
Nr.
Nr. der Vertragszeile
Beschreibung
Beschreibung der Vertragszeile
Menge
Gesamtmenge für die komplette Laufzeit der Vertragszeile
Einstandspreis
Einstandspreis der Vertragszeile – sofern befüllt
VK-Preis
VK-Preis der Vertragszeile – sofern befüllt
Projektplanzeilen, welche mit einem Vertrag verknüpft sind können nicht verändert oder aus dem Projekt heraus verbucht oder fakturiert werden.
Verwenden Sie dazu bitte die zugehörigen Funktionen im Vertrag.
Sobald ein Vertrag mit einem Projekt verknüpft ist, eine Verkaufsrechnung erstellt, wird eine Fakturierbare Projektplanzeile erstellt und diese fakturiert. Dadurch entsteht ein Projektposten vom Typ Verkauf am Projekt und die tatsächlichen Werte landen am Projekt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Projektintegration, Projektintegration in Vertrag.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Projektintegration Projektintegration in Vertrag
Sie können einen Debitorenvetrag und einen Kreditorenvertrag mithilfe eines Projekts miteinander verknüpfen, um dadurch die tatsächlichen Werte aus den Einkaufsrechnungen und Verkaufsrechnungen einander gegenüberzustellen.
Erstellen Sie dazu zuerst den Debitorenvertrag und erstellen Sie ein Projekt.
Erstellen Sie dann einen Kreditorenvertrag und wählen Sie die Projektnummer des zuvor erstellten Debitorenvertrags aus.
Falls es eine 1:1 Zuordnung zwischen Debitorenvertragszeile und Kreditorenvertragszeile gibt; wählen Sie die Projektaufgabennr. der Debitorenvertragszeile aus.
Am Projekt wird dann der Budget Einstandsbetrag sowie die Ist-Kosten aus dem Kreditorenvertrag befüllt und die Budget Verkaufsbetrag sowie der Fakturiert-Wert aus dem Debitorenvertrag
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Kontingent Einrichtung Kontingent
Um Kontingente verwalten zu können, müssen Sie in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung die Projektintegration aktivieren.
Definieren Sie außerdem die Projekt Buch.-Blattvorlage, den Projekt Buch.-Blattnamen sowie die Projekt Buch.-Blatt Belegnummernserie die für die Verbuchung von Kontingenten verwendet werden soll.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Kontingent, Arbeiten mit Kontingent.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Kontingent Arbeiten mit Kontingent
Kontingentzeile erfassen
Kontingente sind fix definierte Beträge/Mengen, welche Sie Ihrem Kunden voll in Rechnung stellen und von welchem dann abgerufen werden kann.
Um ein neues Kontingent zu erfassen, legen Sie eine neue Vertragszeile an und erfassen Sie die Nr. sowie die Menge und den Preis.
Da ein Kontingent einmalig und nicht laufend fakturiert wird, muss die Fakturierungsart in Kontingentszeilen entfernt werden. Eine Vertragszeile vom Typ Kontingent hat somit auch keinen Zahlungsplan.
Setzen Sie den Haken im Feld Kontingent und definieren Sie die Kontingentart.
Kontingentart
Beschreibung
Menge
Es wird von einer definierten Menge abgerufen, unabhängig vom Betrag der tatsächlich verbraucht wird
Betrag
Es wird von einem definierten Betrag abgerufen, unabhängig von der tatsächlich abgerufenen Menge
Sie können außerdem definieren, ob Business Central ein Überbuchen der definierten Menge bzw. des definierten Betrags zulässt, indem Sie Überbuchung nicht erlaubt aktivieren oder deaktivieren.
Bevor Sie einen Vertrag mit einer Kontingentszeile aktivieren können, müssen Sie den Vertrag bzw. die Vertragszeile mit einem Projekt verknüpfen.
Kontingent fakturieren
Kontingentsrechnungen werden idR. Zu Vertragsbeginn gestellt.
Um eine Kontingentsrechnung zu erstellen wählen Sie die gewünschte Vertragszeile. Klicken Sie auf Zeile > Kontingent > Kontingent fakturieren. Es wird eine ungebuchte Rechnung erstellt welche Sie über Zeile > Kontingent > Verkaufsrechnung/Verkaufsgutschriften… aufrufen und buchen können.
Im Bereich Kontingente in der Infobox, sehen Sie ob und was von Ihrem Kontingent in Rechnung gestellt wurde.
Kontingent abrufen im Vertrag
Die tatsächlich verbrauchten Werte können entweder manuell, oder per Excel Import erfasst werden.
Um die Verbräuche manuell zu erfassen, wählen Sie die gewünschte Vertragszeile und klicken Sie auf Zeile > Kontingent > Kontingent verbrauchen. Erfassen Sie dann das Abrufdatum sowie die abgerufene Menge bzw. den abgerufenen Wert.
Im Bereich Kontingente in der Infobox, sehen Sie die abgerufenen Werte.
Sofern Sie Überbuchen nicht erlaubt aktiviert haben, wird geprüft dass die abzurufende Menge die Restmenge nicht übersteigt und ggf. eine Fehlermeldung ausgegeben.
Kontingent abrufen über Excel Import
Um Verbräuche über Excel erfassen zu können, müssen Sie die zugehörige Datenaustauschdefinition erstellen.
Führen Sie dazu die zugehörige Aktion Standard Datenaustauschdefinition erstellen für Kontingente in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung aus.
Es wird dann eine Datenaustauschdefinition erstellt in welcher definiert wird, wie die Excel Datei für den Import aufgebaut werden muss.
Auf Basis der Standardeinrichtung muss die Importdatei folgendermaßen aufgebaut sein:
Vertrags-ID
Beschreibung 2
Menge
VT.23-000012_10000
Zusatzbeschreibung
1
Die Vertrags-ID besteht aus Vertragsnummer_Zeilennummer
Importspezifische Zusatzbeschreibung
Abgerufene Menge
Trennzeichen: Semikolon
Überschrift: Ja
Rufen Sie die Funktion Import Vertragszeilen aus Datenaustauschdefinition auf.
Wählen Sie die Datenaustauschdefinition VERTRAG KONTINGENT (= Standard Datenaustauschdefinition) aus
Wählen Sie die Buchungsart Kontingent aus.
Wählen Sie das Buchungsdatum für die Posten aus.
Aktivieren Sie Vorzeichen umkehren um Negative Posten zu erzeugen. Dies kann zum Storno bereits importierter und verbuchter Posten verwendet werden.
Klicken Sie auf OK und importieren Sie die .csv Datei.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Fakturierung nach Aufwand Einrichtung Fakturierung nach Aufwand
Um erfasste Aufwände fakturieren zu können, müssen Sie in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung die Projektintegration aktivieren.
Definieren Sie außerdem die Projekt Buch.-Blattvorlage, den Projekt Buch.-Blattnamen die für die Verbuchung von der Aufwände verwendet werden soll.
Aktivieren Sie Automatischer Abruf von Verbräuchen wenn Sie möchten, dass erfasste Aufwände direkt in den Zahlungsplan übernommen werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Fakturierung nach Aufwand, Arbeiten mit Fakturierung nach Aufwand.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Fakturierung nach Aufwand Arbeiten mit Fakturierung nach Aufwand
Vertragszeile für Fakturierung nach Aufwand aktivieren
Legen Sie eine neue Vertragszeile an, wobei Sie die Menge nicht befüllen und Aktivieren Sie Fakturierung nach Aufwand.
Bevor Sie einen Vertrag mit einer Vertragszeile, welche nach Aufwand fakturiert wird, aktivieren können, müssen Sie den Vertrag bzw. die Vertragszeile mit einem Projekt verknüpfen.
Im erstellten Zahlungsplan ist dann initial in allen Perioden die Menge sowie der Zeilenbetrag 0,00.
Aufwände erfassen im Vertrag
Die tatsächlich verbrauchten Werte können entweder manuell, oder per Excel Import erfasst werden.
Um die Verbräuche manuell zu erfassen, wählen Sie die gewünschte Vertragszeile und klicken Sie auf Zeile > Verbrauch > Verbräuche verbrauchen. Erfassen Sie dann das Abrufdatum sowie die abgerufene Menge bzw. den abgerufenen Wert.
Aufwände erfassen über Excel Import
Um Verbräuche über Excel erfassen zu können, müssen Sie die zugehörige Datenaustauschdefinition erstellen.
Führen Sie dazu die zugehörige Aktion Standard Datenaustauschdefinition erstellen für Fakt. Nach Aufwand in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung aus.
Es wird dann eine Datenaustauschdefinition erstellt in welcher definiert wird, wie die Excel Datei für den Import aufgebaut werden muss.
Auf Basis der Standardeinrichtung muss die Importdatei folgendermaßen aufgebaut sein:
Vertrags-ID
Beschreibung 2
Menge
VT.23-000012_10000
Zusatzbeschreibung
1
Die Vertrags-ID besteht aus Vertragsnummer_Zeilennummer
Importspezifische Zusatzbeschreibung
Abgerufene Menge
Trennzeichen: Semikolon
Überschrift: Ja
Rufen Sie die Funktion Import Vertragszeilen aus Datenaustauschdefinition auf.
Wählen Sie die Datenaustauschdefinition VERTRAG AUFWAND (= Standard Datenaustauschdefinition) aus
Wählen Sie die Buchungsart Fakt. Nach Aufwand aus.
Wählen Sie das Buchungsdatum für die Posten aus.
Aktivieren Sie Vorzeichen umkehren um Negative Posten zu erzeugen. Dies kann zum Storno bereits importierter und verbuchter Posten verwendet werden.
Klicken Sie auf OK und importieren Sie die .csv Datei.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Terminbezogene Änderungen Einrichtung Terminbezogene Änderungen
Um Terminbezogene Änderungen verwenden zu können, müssen Sie diese in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung aktivieren.
Durch Aktivierung, werden zwei neue Vertragszeilenaktionen eingeblendet.
Dadurch können Terminbezogene Änderungen für vergangene und zukünftige Perioden erstellt werden.
Terminbezogene Änderungen können nur auf Vertragszeilen- und nicht auf Vertragskopfebene ausgeführt werden und können ggf. zu Verkaufsrechnungen oder Verkaufsgutschriften führen.
Sofern Sie Terminbezogene Änderungen aktivieren, können Sie Änderungen nur mehr über die zugehörigen Funktionen ausführen. Falls Sie versuchen die Menge, den Preis oder das Start- und Enddatum der Zeile zu verändern, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Achtung
Terminbezogene Änderungen können nicht ausgeführt werden für Vertragszeilen vom Typ Kontingent oder Fakturierung nach Aufwand.
Beim Ausführen einer Terminbezogenen Änderung wird der Status kurzzeitig auf den definierten Änderungsstatus gesetzt und die über die Eingabemaske erfasste Änderung wird ausgeführt.
Dadurch können durchgeführte Änderungen auch nachträglich über das Status Änderungsprotokoll nachverfolgt werden.
Wichtig
Belege welche durch Terminbezogene Änderungen erstellt werden, müssen gebucht und können nicht storniert werden.
Falls Sie eine aus einer Terminbezogenen Änderung erstellten Beleg stornieren möchten bzw. die Änderung rückgängig machen möchten, müssen Sie eine zusätzliche Terminbezogene Änderung durchführen.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Terminbezogene Änderungen Mengenerhöhung für vergangene Perioden
Eine Erhöhung der Menge, für eine bereits fakturierte Periode, führt zu einer Verkaufsrechnung zu einer oder mehreren Perioden.
Beispiel:
Ausgangssituation:
Menge in der Vertragszeile: 1
Preis in der Vertragszeile: 100,00
Startdatum: 01.01.23
Enddatum: 31.12.23
Fakturiert bis: 31.03.23
Eingabe:
Neue Menge: 2 – Es wird somit die Menge von 1 auf 2 erhöht
Neuer VK-Preis: 0,00 – Der VK-Preis der Vertragszeile verändert sich nicht
Datum für Änderung: 01.02.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: 01.02.23 – Das Buchungsdatum der Verkaufsrechnung
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Sofern aktiviert, werden Verkaufsrechnungen welche mehrere Perioden betreffen auf eine Rechnung zusammengefasst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in VertragErgebnis:
Die Menge wurde aber der Periode 2 von 1 auf 2 erhöht was zu einer Erhöhung des Zeilenbetrags führt und somit eine Verkaufsrechnung auslöst.
Die Verkaufsrechnung wird erstellt, aber nicht gebucht und ist in den betreffenden Zahlungsplanzeilen in der Zusatztabelle Anzahl Zugeordneter Belege ersichtlich.
Mit Klick auf die Zahl öffnen sich alle Belege, welche der Zahlungsplanzeile zugeordnet sind. Sie sehen außerdem, durch welche Funktion der Beleg erstellt wurde.
Klicken Sie auf Herkunftsbeleg um die Verkaufsrechnung zu öffnen und zu buchen.
Die Menge in der Vertragszeile wurde auch erhöht, da die neue Menge das nächste Fakturierungsintervall betrifft.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Terminbezogene Änderungen Preiserhöhung für vergangene Perioden
Eine Erhöhung des Preises, für eine bereits fakturierte Periode, führt zu einer Verkaufsrechnung zu einer oder mehreren Perioden.
Beispiel:
Ausgangssituation:
Menge in der Vertragszeile: 1
Preis in der Vertragszeile: 100,00
Startdatum: 01.01.23
Enddatum: 31.12.23
Fakturiert bis: 31.03.23
Eingabe:
Neue Menge: 0 – Die Menge verändert sich nicht
Neuer VK-Preis: 200,00 - Es wird somit der VK-Preis von 100 auf 200 erhöht
Datum für Änderung: 01.02.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: 01.02.23 – Das Buchungsdatum der Verkaufsrechnung
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Sofern aktiviert, werden Verkaufsrechnungen welche mehrere Perioden betreffen auf eine Rechnung zusammengefasst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in VertragErgebnis:
Der VK-Preis wurde aber der Periode 2 von 100 auf 200 erhöht, was zu einer Erhöhung des Zeilenbetrags führt und somit eine Verkaufsrechnung auslöst.
Die Verkaufsrechnung wird erstellt, aber nicht gebucht und ist in den betreffenden Zahlungsplanzeilen in der Zusatztabelle Anzahl Zugeordneter Belege ersichtlich und kann gebucht werden.
Der VK-Preis in der Vertragszeile wurde auch erhöht, da der neue Preis das nächste Fakturierungsintervall betrifft.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Terminbezogene Änderungen Mengenverringerung für vergangene Perioden
Eine Verringer der Menge, für eine bereits fakturierte Periode, führt zu einer Verkaufsgutschrift zu einer oder mehreren Perioden.
Beispiel:
Ausgangssituation:
Menge in der Vertragszeile: 2
Preis in der Vertragszeile: 100,00
Startdatum: 01.01.23
Enddatum: 31.12.23
Fakturiert bis: 31.03.23
Eingabe:
Neue Menge: 1 – Es wird somit die Menge von 2 auf 1 verringert
Neuer VK-Preis: 0,00 – Der VK-Preis der Vertragszeile verändert sich nicht
Datum für Änderung: 01.02.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: 01.02.23 – Das Buchungsdatum der Verkaufsrechnung
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Sofern aktiviert, werden Verkaufsrechnungen welche mehrere Perioden betreffen auf eine Rechnung zusammengefasst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in VertragErgebnis:
Die Menge wurde aber der Periode 2 von 2 auf 1 verringert, was zu einer Verringerung des Zeilenbetrags führt und somit zu einer Verkaufsgutschrift auslöst.
Die Verkaufsgutschrift wird erstellt, aber nicht gebucht und ist in den betreffenden Zahlungsplanzeilen in der Zusatztabelle Anzahl Zugeordneter Belege ersichtlich und kann dort gebucht werden.
Die Menge in der Vertragszeile wurde auch erhöht, da die neue Menge das nächste Fakturierungsintervall betrifft.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Terminbezogene Änderungen Preisverringerung für vergangene Perioden
Eine Verringer des Preis, für eine bereits fakturierte Periode, führt zu einer Verkaufsgutschrift zu einer oder mehreren Perioden.
Beispiel:
Ausgangssituation:
Menge in der Vertragszeile: 1
Preis in der Vertragszeile: 200,00
Startdatum: 01.01.23
Enddatum: 31.12.23
Fakturiert bis: 31.03.23
Eingabe:
Neue Menge: 0 – Die Menge verändert sich nicht
Neuer VK-Preis: 100,00 - Es wird somit der VK-Preis von 200 auf 100 verringert
Datum für Änderung: 01.02.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: 01.02.23 – Das Buchungsdatum der Verkaufsrechnung
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Sofern aktiviert, werden Verkaufsrechnungen welche mehrere Perioden betreffen auf eine Rechnung zusammengefasst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in VertragErgebnis:
Der VK-Preis wurde aber der Periode 2 von 200 auf 100 verringert, was zu einer Verringerung des Zeilenbetrags führt und somit zu einer Verkaufsgutschrift auslöst.
Die Verkaufsgutschrift wird erstellt, aber nicht gebucht und ist in den betreffenden Zahlungsplanzeilen in der Zusatztabelle Anzahl Zugeordneter Belege ersichtlich und kann dort gebucht werden.
Der VK-Preis in der Vertragszeile wurde auch erhöht, da der neue Preis das nächste Fakturierungsintervall betrifft.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Terminbezogene Änderungen Mengenveränderung für zukunftige Perioden
Eine Veränderung führt zu keiner Erstellung von Belegen es wird nur der Zahlungsplan angepasst.
Beispiel:
Ausgangssituation:
Menge in der Vertragszeile: 1
Preis in der Vertragszeile: 200,00
Startdatum: 01.01.23
Enddatum: 31.12.23
Fakturiert bis: 31.03.23
Eingabe:
Neue Menge: 2 – Es wird somit die Menge von 1 auf 2 erhöht
Neuer VK-Preis: 0,00 – Der VK-Preis verändert sich nicht
Datum für Änderung: 01.05.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: Kann leer gelassen werden da diese Buchung keinen Verkaufsbeleg auslöst
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Nicht relevant, da diese Buchung keinen Verkaufsbeleg auslöst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in VertragErgebnis:
Die Menge wurde aber der Periode 5 von 1 auf 2 erhöht, was zu einer Erhöhung des Zeilenbetrags aber keinem zusätzlichen Beleg führt.
Die Menge in der Vertragszeile wurde nicht erhöht, da die neue Menge das nächste Fakturierungsintervall noch nicht betrifft.
Erst wenn die neue Menge das nächste Fakturierungsintervall betrifft, wird die neue Menge automatisch in die Vertragszeile übernommen.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Terminbezogene Änderungen Preisänderung für zukunftige Perioden
Eine Veränderung führt zu keiner Erstellung von Belegen es wird nur der Zahlungsplan angepasst.
Beispiel:
Ausgangssituation:
Menge in der Vertragszeile: 1
Preis in der Vertragszeile: 100,00
Startdatum: 01.01.23
Enddatum: 31.12.23
Fakturiert bis: 31.03.23
Eingabe:
Neue Menge: 0 – Die Menge verändert sich nicht
Neuer VK-Preis: 50,00 – Der VK-Preis wird auf 50 verringert
Datum für Änderung: 01.05.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: Kann leer gelassen werden da diese Buchung keinen Verkaufsbeleg auslöst
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Nicht relevant, da diese Buchung keinen Verkaufsbeleg auslöst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in VertragErgebnis:
Der VK-Preis wurde aber der Periode 5 von 100 auf 50 verringert, was zu einer Verringerung des Zeilenbetrags aber keinem zusätzlichen Beleg führt.
Der VK-Preis in der Vertragszeile wurde nicht verändert, da die der neue Preis das nächste Fakturierungsintervall noch nicht betrifft.
Erst wenn der Preis das nächste Fakturierungsintervall betrifft, wird dieser automatisch in die Vertragszeile übernommen.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Terminbezogene Änderungen Datumsänderung
Es gibt die Möglichkeit, das Start- und Enddatum einer Vertragszeile nachträglich zu verändern. Öffnen Sie dazu auf der Vertragszeile Funktionen > Terminbezogene Datumsänderungen
Sie können dann ein neues Start- oder Enddatum erfassen.
Wenn Sie das Startdatum nach hinten setzen, und die erste Periode wurde bereits fakturiert, wird dafür eine Verkaufsgutschrift erstellt.
Die ursprünglich erste Periode ist aber im neuen Zahlungsplan nicht mehr enthalten, und kann deshalb nur über die vorherige Version des Zahlungsplans aufgerufen und verbucht werden.
Docs / NCRC Wiederkehrende Verträge / Arbeiten mit der App / Bundles Arbeiten mit Bundles
Um Bundles verwenden zu können, müssen Sie diese in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung aktivieren. Das führt dazu, dass in den Vertragszeilen sowie Verkaufsrechnungszeilen zwei neue Felder eingeblendet werden:
Bundle
Gehört zu Bundle
Zeile drucken
Menge drucken
Preis drucken
Wählen Sie im Feld Bundle den Wert Bundle aus, um in die Bundle-Erfassungsmaske zu gelangen und dort Ihr Bundle zu erstellen.
Bundles bestehen aus einer Textzeile als Überschrift und einer oder mehrere Artikelzeilen und werden für jeden Vertrag neu erstellt.
Sie können die Bundle-Beschreibung als Standardtext anlegen und im Feld Nr. auswählen, die Komponenten werden individuell hinzugefügt.
Gewisse Werte, wie z.B. die Laufzeit sowie Verlängerungs- und Kündigungssart werden auf Bundlekopf-Ebene gepflegt und automatisch in alle Komponentenzeilen übernommen.
Mit Klick auf OK wird das Bundle in den Vertrag übernommen.
Die Bundlezeile (=Bundlekopf) ist eine Bemerkungszeile und wird Fett dargestellt, die Komponentenzeilen werden über die jeweilige Zeile-ID im Feld Gehört zu Bundle der Bundlekopfzeile zugeordnet.
Defaultmäßig wird bei der Bundlezeile der Text, die Menge sowie der Preis gedruckt. Der Druck ist für die Komponentenzeilen deaktiviert, kann aber für jede einzelne Komponente aktiviert werden.
Wichtig
Die Druck-Logik kann nur in Verbindung mit RDLC Belegen, welche diese auch implementiert haben, verwendet werden.
Die Mengen und Preise der Komponentenzeilen werden aus der Bundle-Erfassung übernommen. Die Bundlezeile erhält per Default den Wert 1, der Zeilenbetrag entspricht der Summe der Zeilenbeträge der zugehörigen Komponenten.
Wird die Menge im Bundle verändert, wird der VK-Preis des Bundles automatisch angepasst, damit der Zeilenbetrag per Fakturierungsintervall weiterhin der Summe der Komponenten entspricht.
Werte, welche für das gesamte Bundle gleichbleiben müssen (z.B. Fakturierungsart, Kündigungsart, usw.) können nicht in der Vertragszeile geändert werden. Falls diese Werte nachträglich bearbeitet werden müssen, kann die Bundle-Erfassungsmaske aufgerufen werden über Funktionen > Bundle anzeigen.
Alle Komponenten eines Bundles müssen immer den gleichen Status haben. Wenn Sie den Vertragszeilenstatus einer Komponentenzeile ändern, wird automatisch der Status alles Komponentenzeile verändert.
Für die jeweiligen Komponentenzeilen werden, wie für normale Vertragszeilen, Zahlungspläne erstellt und können dann auch in eine Verkaufsrechnung übernommen werden.
Die Druckoptionen aus der Vertragszeile werden in die Rechnung übernommen.
Hier werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben für NCRC Wiederkehrende Verträge festgelegt.
Allgemein, Felder
Standard Status
Gibt den Standard Status an, der bei der Vertragsanlage verwendet wird.
Aktiv Status
Gibt den Aktiv Status an, der verwendet wird um einen Vertrag in einen fakturierbaren Status zu setzten.
Kündigung Status
Gibt den Kündigung Status an, der für die Kündigung verwendet wird.
Verlängerungsstatus
Gibt den Verlängerung Status an, der für die Verlängerung verwendet wird.
Beendet Status
Gibt den Beendet Status an, der für die Beendung verwendet wird.
Tag Periodenbeginn zum Start Datum setzen
Gibt an, ob standardmäßig bei Vertragszeilen mit abweichendem Startdatum der Tag Periodenbeginn automatisch an das Startdatum angepasst werden soll
Standard Tag Periodenbeginn
Gibt die Standardwert für Tag Periodenbeginn an.
Standard Ursachencode
Gibt die Standardwert für Ursachencode an.
Vertragsdimensionscode
Gibt den Vertragsdimensionscode an. Bei der Anlage eines neuen Vertrags wird automatisch ein neuer Dimensionswert, bestehend aus Vertragsnr. und Vertragsbeschreibung angelegt.
Automatische Genehmigungsanforderung bei Rechnungserstellung
Gibt an, dass die Genehmigungsanforderung automatisch erstellt wird, falls die Verkaufsrechnungsgenehmigung aktiviert ist.
Betragsgrenze für Vertragsrechnung
Gibt den Mindestwert, den eine Verkaufsrechnung, welche aus einem Vertrag erstellt wurde, ausweisen muss. Rechnungen unter diesem Betrag werden nicht generiert und die Periode wird als Fakturiert markiert.
Standard Herkunftsart
Gibt die Standardwert für die Herkunftsart an.
Nur Periode in Rechnung andrucken
Gibt an, ob die Bemerkungszeile in der Verkaufsrechnung nur Informationen zur Periode (exkl. Vertragsdaten) enthält
Bundles aktivieren
Gibt an, ob die Bundlefunktionalität aktiviert wurde.
Bemerkungstext für Bundles
Gibt an, ob für ein Bundle nur eine Bemerkungszeile angedruckt werden soll oder eine Bemerkungszeile je Komponente.
Nummerierung, Felder
Vertragsnummern
Gibt den Code der Nummernserie an, die zum Zuweisen von Nummern zu Verträgen verwendet wird.
Vertragsrechnungsnummern
Gibt den Code der Nummernserie an, die zum Zuweisen von Nummern zu Vertragrechnungen verwendet wird.
Vertragsgutschriftsnummern
Gibt den Code der Nummernserie an, die zum Zuweisen von Nummern zu Vertraggutschriften verwendet wird.
Gebuchte Vertragsrechnungsnummern
Gibt den Code der Nummernserie an, die zum Zuweisen von Nummern zu gebuchten Vertragrechnungen verwendet wird.
Gebuchte Vertragsgutschriftsnummern
Gibt den Code der Nummernserie an, die zum Zuweisen von Nummern zu gebuchten Vertraggutschriften verwendet wird.
Dimensionen, Felder
Shortcutdimensioncode 3 einblenden
Gibt an, ob die Shortcutdimensioncode 3 eingeblendet werden soll.
Shortcutdimensioncode 4 einblenden
Gibt an, ob die Shortcutdimensioncode 4 eingeblendet werden soll.
Shortcutdimensioncode 5 einblenden
Gibt an, ob die Shortcutdimensioncode 5 eingeblendet werden soll.
Shortcutdimensioncode 6 einblenden
Gibt an, ob die Shortcutdimensioncode 6 eingeblendet werden soll.
Shortcutdimensioncode 7 einblenden
Gibt an, ob die Shortcutdimensioncode 7 eingeblendet werden soll.
Shortcutdimensioncode 8 einblenden
Gibt an, ob die Shortcutdimensioncode 8 eingeblendet werden soll.
Rollencenter, Felder
Datumsformel für auslaufende Verträge
Gibt die Datumeformel an mit der die Kachel Anzahl auslaufender Vertragszeilen berechnet wird.
Terminbezogene Änderungen, Felder
Manuelle Änderungen an Vertragszeile deaktivieren
Gibt an, ob manuelle Änderungen an Vertragszeile deaktiviert wurden. Änderungen können dann nur mehr über die Terminbezogene Änderungs Funktionalität vorgenommen werden.
Rückwirkende Indexierung
Gibt an, ob bei der Indexierung auch vergangene Perioden berücksicht werden. Es wird dann eine Differenzrechnung/-gutschrift für bereits fakturierte Perioden erstellt.
Änderung Status
Gibt den Änderung Status an, der für die Terminbezogene Änderungen gesetzt wird.
Indexierung, Felder
Indexierung Status
Gibt den Indexierung Status an, der für die Indexierung verwendet wird.
Indexierung Einstandspreis Rundungspräzision
Gibt die Rundungspräzision des Feldes Einstandspreis nach der Indexierung an.
Indexierung VK-Preis Rundungspräzision
Gibt die Rundungspräzision des Feldes VK-Preis nach der Indexierung an.
Projekt (Kontingent/Verbauch), Felder
Projektintegration aktivieren
Gibt an, ob Projektintegration aktiviert wurde. Die Integration muss aktiviert werden, um Kontingente/Verbräuche zu erfassen.
Vorlageprojekt
Gibt die Projektnummer an, welche bei Projekt erstellen aus dem Vertrag als Vorlage verwendet wird.
Projektnummern für Verträge
Gibt den Code der Nummernserie an, die zum Zuweisen von Nummern zu Projekten aus Verträgen verwendet wird.
Projektaufgaben und -planzeilen erstellen
Gibt an, ob die Projektaufgaben und -planzeilen für die Vertragszeilen automatisch erstellt werden sollen.
Projektaufgabennr. Startnr.
Gibt die Startnr. der Projektaufgaben an und wird immer um 1 erhöht.
Kontingent, Felder
Kontingent Proj. Buchbl. Belegnummern
Gibt die Projekt Buch.-Blatt-Belegnummer an, der zur Verbuchung von Kontingentsabrufen verwendet wird.
Kontingent Projektbuchblattvorlagenname
Gibt die Projekt Buch.-Blattvorlage an, die zur Verbuchung von Kontingentsabrufen verwendet wird.
Kontingent Projektbuchblattname
Gibt den Projekt Buch.-Blattnamen an, der zur Verbuchung von Kontingentsabrufen verwendet wird.
Verbrauch, Felder
Verbrauch Projektbuchblattvorlagenname
Gibt die Projekt Buch.-Blattvorlage an, die zur Verbuchung von Aufwänden verwendet wird.
Verbrauch Projektbuchblattname
Gibt den Projekt Buch.-Blattnamen an, der zur Verbuchung von Aufwänden verwendet wird.
Automatischer Abruf von Verbräuchen
Gibt an, ob erfasste oder importierte Verbräuche automatisch in den Zahlungsplan übernommen werden.
Verkauf, Felder
Vertrag erstellen nur aus freigegebenen VK-Beleg
Gibt an, ob ein Verkaufsangebot bzw. ein Verkaufsauftrag im Status Freigegeben sein muss, damit ein Vertrag erstellt werden kann.
Einkauf, Felder
Fibu Buch.-Blatt Belegnummern Einkaufsrechnung
Gibt die Fibu Buch.-Blatt Belegnummern Einkaufsrechnung an, die zur Verbuchung von Einkaufsrechnungen verwendet wird.
Fibu Buch.-Blattvorlage Einkaufsrechnung
Gibt die Buch.-Blattvorlage an, die zur Verbuchung von Einkaufsrechnungen verwendet wird.
Fibu Buch.-Blattname Einkaufsrechnung
Gibt die Buch.-Blattname an, die zur Verbuchung von Einkaufsrechnungen verwendet wird.
Vertrag erstellen nur aus freigegebenen EK-Beleg
Gibt an, ob ein Einkaufsanfrage bzw. ein Einkaufsbestellung im Status Freigegeben sein muss, damit ein Vertrag erstellt werden kann.
Import, Felder
Vertrag Import Attribut ID
Gibt die Vertrag Import Attribut ID, für den Import an.
Vertrag Import Attribut
Gibt die Vertrag Import Attribut, für den Import an.
Erinnerungen, Felder
Aktiv
Gibt an, ob die Erinnerung für in Kürze auslaufende Verträge aktiv ist.
Zeitraum
Gibt den Zeitraum an, ab den für einen Vertrag eine Erinnerung ausgeschickt werden soll. 1M = Ab 1 Monat vor Enddatum wird eine Erinnerung ausgeschickt
Empfänger
Gibt den Empfänger der Benachrichtigung an.
E-Mail
Gibt an, ob die Erinnerung per E-Mail gesendet wird.
Teams
Gibt an, ob die Erinnerung per Teams gesendet wird.
E-Mail Betreff
Gibt den Betreff der E-Mail Benachrichtigung an.
E-Mail-Benachrichtigungstext
Gibt den Inhalt der E-Mail an.
Flow URL
Gibt die Request URL des Power Automate Flows an.
Aktionen
Standard Datenaustauschdefinition erstellen für Fakt. nach Aufwand
Führt die Erstellung der Standard Datenaustauschdefinition für Fakt. nach Aufwand aus.
Standard Datenaustauschdefinition erstellen für Kontingente
Führt die Erstellung der Standard Datenaustauschdeifnition für Kontingente aus.
Die Seite NAVAX Lizenzverwaltung (in älteren Versionen "NAVAX Lizenzübersicht" oder "NCEX Lizenzübersicht") zeigt den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen an.
Damit eine NAVAX-Erweiterung in dieser Seite angezeigt wird, muss zuerst die entsprechende Einrichtung der Erweiterung geöffnet werden.
Hinweis
Änderungen ab Version xx.1.16.0
Die Seite NAVAX Lizenzverwaltung unterstützt jetzt das automatische Hinzufügen von NAVAX-Erweiterungen. Bei NAVAX-Erweiterungen, die dieses System nutzen, muss nicht mehr zuerst die entsprechende Einrichtung der Erweiterung geöffnet werden, damit sie in dieser Seite angezeigt werden.
Felder
Name
Zeigt den Namen der Erweiterung an.
Lizenzstatus
Zeigt den aktuellen Lizenzstatus der Erweiterung an.
Seriennr.
Zeigt die Seriennr. der Erweiterung an.
Version
Zeigt die aktuell installierte Version der Erweiterung an.
Testversion
Eine NAVAX-Erweiterung kann nach der Installation 30 Tage lang kostenlos getestet bzw. genutzt werden. Danach kann die Erweiterung nur mehr mit einer gültigen Lizenz verwendet werden.
Hinweis
Änderungen ab Version xx.1.4.0
Die Lizenzierung einer NAVAX-Erweiterung ist nur mehr in der Produktionsumgebung notwendig. In der Sandboxumgebung können NAVAX-Erweiterungen unbegrenzt getestet werden.
Lizenz beantragen
Die Lizenz kann über die Aktion Aktueller Status (in älteren Versionen What's New?) beantragt bzw. überprüft werden. Dabei wird ein Fenster geöffnet.
Das nachfolgende Beispiel zeigt die NAVAX-Erweiterung Excel Report Builder.
Füllen Sie die Felder im Fenster aus und klicken Sie anschließend auf Lizenzanfrage senden.
Beachten Sie, dass der Lizenzierungsprozess einige Zeit dauern kann.
In den nächsten Tagen erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Informationen.
Hinweis
Für die Lizenzierung, den Aufruf der Onlinehilfe und das Ausführen einiger Aktionen muss der Zugriff auf https://www.navax.app erlaubt sein.
Public IP von www.navax.app für die Freischaltung an der Firewall: 94.136.22.236, Port: TCP/443
Prüfung der Verbindung zu https://www.navax.app mittels PS: Test-NetConnection navax.app -port 443 (PS muss mit dem M-Tier Service-User ausgeführt werden)
Lizenz aktivieren/aktualisieren
Sobald die Lizenzierung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail und die Lizenz kann über die Aktion Lizenz aktualisieren aktiviert werden.
Die Lizenz ist mandantenunabhängig. Es spielt also keine Rolle in welchem Mandanten die Aktion aufgerufen wird.
Hinweis
Die Lizenz muss einmal im Jahr über die Aktion Lizenz aktualisieren aktualisiert werden.
Die Aktualisierung ist erst innerhalb der letzten 30 Tage vor Ablauf der Lizenz (oder danach) möglich bzw. notwendig. Innerhalb der letzten 30 Tage vor Ablauf der Lizenz werden Hinweise angezeigt.
Ist die Automatische Lizenzverlängerung aktiviert, wird die Aktion Lizenz aktualisieren automatisch aufgerufen, bevor die Lizenz abläuft. Beachten Sie, dass die Einstellung erst aktiv ist, nachdem die Lizenz über die Aktion aktiviert wurde.
Über diese Aktion kann für die Erweiterung die Bewertungen-Seite der Microsoft AppSource geöffnet werden.
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie hier Ihre Bewertung abgeben und uns über Ihre Erfahrungen mit der Erweiterung berichten.
Folgende Granules werden bei einer On-Premises Installation benötigt:
70714830 NCRC Recurring Contracts by NAVAX
1010860 Extension Base by NAVAX
70714775 NCDT Document Text by NAVAX
Externe Adressen
https://www.navax.app
Für die Lizenzierung, den Aufruf der Onlinehilfe und das Ausführen einiger Aktionen muss der Zugriff auf https://www.navax.app erlaubt sein.
Public IP von www.navax.app für die Freischaltung an der Firewall: 94.136.22.236, Port: TCP/443
Prüfung der Verbindung zu https://www.navax.app mittels PS: Test-NetConnection navax.app -port 443 (PS muss mit dem M-Tier Service-User ausgeführt werden)
Möchten Sie wissen, was sich in der Erweiterung geändert hat? Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die neuen Funktionen und Änderungen, die in den Updates vorgenommen wurden.
Version 21.1.1.1
ab Business Central 21 2024/04/10
Änderungen
Nicht mehr unterstützte Power BI Factboxen wurden ausgetauscht.
Version 21.1.1.0
ab Business Central 21 2023/10/27
Änderungen
Die Bezeichnung von Kontingent und Fakturieren nach Aufwand wurde für die Sprache EN geändert.
Fehlerbehebungen
Bei der Verlängerung wurde der Zahlungsplan falsch erstellt. Dieser Fehler wurde behoben.
NCRC Wiederkehrende Verträge
Falls Sie die ungebuchte Rechnung löschen möchten, können Sie entweder die Funktion Fakturierung korrigieren im Zahlungsplan ausführen oder die Rechnung öffnen und dort Löschen.
Die Periode wird dann im Zahlungsplan wieder als nicht fakturiert markiert und kann verrechnet werden.
Um die Rechnung zu buchen, öffnen Sie den Beleg und klicken Sie auf Buchen.
Im Zahlungsplan wird dann die Gebuchte Rechnungsnr. Eingetragen. Falls Sie die gebuchte Rechnung stornieren müssen, verwenden Sie entweder die zugehörige Funktion im Zahlungsplan oder die Standard-Funktionen (Verkaufsrechnung stornieren, Verkaufsrechnung korrigieren) in der Verkaufsrechnung. Dadurch wird dann eine Verkaufsgutschrift gebucht und Sie können die Verkaufsrechnung neu erstellen.
Die ursprüngliche Verkaufsrechnung sowie die erstellte Verkaufsgutschrift sind im Zahlungsplan als Zugeordnete Belege der Periode angehängt.
Für jeder Verkaufsrechnungszeile, welche aus einem Vertrag heraus erstellt wird, wird eine Bemerkungszeile angelegt welche Rückschlüsse auf die Vertragsnummer und Vertragszeilennr. Sowie die Periode gibt.
In der NCRC Wiederkehrenden Verträge Einrichtung können Sie definieren, ob nur die Periode, exkl. Der Vertragsnummer/Vertragszeilennr. angedruckt werden soll.
Mit Aktivierung werden die Felder automatisch in der Zeile eingeblendet und können befüllt werden.
Dimensionswerte sind nur in der Vertrag Zahlungsplan Karte ersichtlich über Zugehörig > Zahlungsplan
Beispiel 2: Halbjährige Fakturierung
Beispiel 3: Jährliche Fakturierung
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Zahlungsplan, Zahlungsplan und Periodenbeginn.
Tag Periodenbeginn 1 bedeutet, dass, unabhängig vom Startdatum der Vertragszeile, immer von 01. bis zum folgenden 01. fakturiert wird. Angefangene Perioden werden teilfakturiert.
Tag Periodenbeginn zum Start Datum setzen definiert ob bei Vertragszeilen mit abweichendem Startdatum der Tag Periodenbeginn automatisch an das Startdatum angepasst werden soll.
Anschließend werden alle vollständigen Perioden fakturiert wobei diese immer am Tag 1 starten. Die letzte Periode ist wiederum keine vollständige Periode. Hierbei berechnet sich der Preis folgendermaßen
Preis pro Periode – Wert der ersten Teilperiode = Wert der letzten Teilperiode
100 – 90 = 10
Anschließend werden alle vollständigen Perioden fakturiert wobei diese immer am Tag 15 starten. Die letzte Periode ist wiederum keine vollständige Periode. Hierbei berechnet sich der Preis folgendermaßen
Preis pro Periode – Wert der ersten Teilperiode = Wert der letzten Teilperiode
100 – 46,67 = 53,33
In der Index-Liste werden Index-Codes erfasst, welche dann auch einem Vertrag, bzw. einer Vertragszeile zugeordnet werden.
Zu jedem Index-Code können Index-Werte erfasst werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Indexierung, Arbeiten mit Indexierung.
Die Indexierung kann für eine Vertragszeile, einen Vertrag oder mehrere bzw. alle Verträge durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu auf Aktionen > Indexierung.
Nachdem die Indexierung durchgeführt wurde, werden die neuen Preise direkt in die Vertragszeile übernommen.
Über das Indexierungprotokoll, welches zu finden ist unter Zugehörig > Historie > Indexierungsprotokoll können die berechneten Werte angedruckt werden.
Es gibt zusätzlich die Möglichkeit, die Kunden über einen zusätzlichen Text in der Verkaufsrechnung über die Index-Anpassung zu informieren.
Im Anschluss daran wird dann Setze Gedruckt im Indexierungsprotokoll gesetzt.
Nachdem die Indexierung erfolgreich durchgeführt wurde, werden die neuen Index-Werte (Monat/Jahr) im der Vertragszeile angepasst. Am Vertragskopf bleiben die ursprünglichen Werte bestehen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Indexierung, Rückwirkende Indexierung.
Bei den Kündigungsintervallen, welche einen Bezug zum aktuellen Datum haben (Bis zum Jahresende, Bis zum Quartalsende, Bis zum Monatsende) gibt es zusätzlich einen Aufgabenwarteschlangenposten, welcher das Datum aktualisiert.
Zur taggenauen Berechnung des zulässigen Kündigungsdatums sollte der Aufgabenwarteschlangenposten täglich ausgeführt werden.
Wird eine Kündigung nicht rechtzeitig eingereicht, ergibt kann der Vertrag automatisch verlängert werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Verlängerung, Automatische Verlängerung.
Wird eine Kündigung im System erfasst, wird der in der NCRC Wiederkehrenden Verträge Einrichtung definierte Kündigungsstatus gesetzt.
Der Status muss das Boolean „Fakturierbar“ aktiviert haben, da aus einem gekündigten Vertrag weiterhin Rechnungen erstellt werden können.
Eine Kündigung kann entweder nur für eine Vertragszeile oder für einen ganzen Vertrag ausgeführt werden.
Es werden dann nur jene Vertragszeilen als gekündigt markiert, für die die Kündigung vor Ablauf der Frist eingegangen ist.
Sie können die Verlängerungsart auch an der Vertragsart erfassen. Die definierte Verlängerungsart wird dann automatisch in allen Vertragszeilen gesetzt.
Dieses Intervall wird dann zur Kalkulation des neuen Enddatums der Vertragszeile verwendet.
Verträge können verlängert werden unter Aktionen > Vertrag verlängern. Es wird dann – unabhängig vom Zeitpunkt der Ausführung dieser Funktion, das Enddatum aller Vertragszeilen um das jeweils definierte Intervall nach hinten gesetzt und ein neuer Zahlungsplan erstellt.
Der Status der Vertragszeile ändert sich kurzzeitig auf den in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung definierten Verlängern Status.
Die Statusänderung kann dann unter Zugehörig > Status Änderungsprotokoll auf Kopf- und Zeilenebene nachverfolgt werden
Im Zahlungsplan wird dann der Preis und die Menge der ursprünglich letzten Zahlungsplanzeile für alle neu erstellen Zahlungsplanzeilen verwendet.
Eine Vertragszeile wird automatisch verlängert, wenn:
Eine Vertragszeile wird auf den in der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung definierten Beendet Status gesetzt, wenn
Erst durch Aktivierung der Projektintegration, werden die zugehörigen Felder & Aktionen im Vertrag eingeblendet.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Projektintegration, Projektanlage und Fakturierung.
Die Zuordnung von Projekt, Projektaufgabe, Projektplanzeile kann auch manuell vorgenommen werden.
Für jede Vertragszeile wird eine Projektaufgabe erstellt. Die Projektaufgabennr. wird anhand der Startnr. In der NCRC Wiederkehrende Verträge Einrichtung vergeben. Die Beschreibung entspricht der Beschreibung der Vertragszeile.
Zusätzlich wird für jede Vertragszeile eine Projektplanzeile erstellt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Projektintegration, Projektintegration in Vertrag.
Am Projekt wird dann der Budget Einstandsbetrag sowie die Ist-Kosten aus dem Kreditorenvertrag befüllt und die Budget Verkaufsbetrag sowie der Fakturiert-Wert aus dem Debitorenvertrag
Definieren Sie außerdem die Projekt Buch.-Blattvorlage, den Projekt Buch.-Blattnamen sowie die Projekt Buch.-Blatt Belegnummernserie die für die Verbuchung von Kontingenten verwendet werden soll.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Kontingent, Arbeiten mit Kontingent.
Sofern Sie Überbuchen nicht erlaubt aktiviert haben, wird geprüft dass die abzurufende Menge die Restmenge nicht übersteigt und ggf. eine Fehlermeldung ausgegeben.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Fakturierung nach Aufwand, Arbeiten mit Fakturierung nach Aufwand.
Durch Aktivierung, werden zwei neue Vertragszeilenaktionen eingeblendet.
Dadurch können Terminbezogene Änderungen für vergangene und zukünftige Perioden erstellt werden.
Terminbezogene Änderungen können nur auf Vertragszeilen- und nicht auf Vertragskopfebene ausgeführt werden und können ggf. zu Verkaufsrechnungen oder Verkaufsgutschriften führen.
Sofern Sie Terminbezogene Änderungen aktivieren, können Sie Änderungen nur mehr über die zugehörigen Funktionen ausführen. Falls Sie versuchen die Menge, den Preis oder das Start- und Enddatum der Zeile zu verändern, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Neue Menge: 2 – Es wird somit die Menge von 1 auf 2 erhöht
Neuer VK-Preis: 0,00 – Der VK-Preis der Vertragszeile verändert sich nicht
Datum für Änderung: 01.02.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: 01.02.23 – Das Buchungsdatum der Verkaufsrechnung
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Sofern aktiviert, werden Verkaufsrechnungen welche mehrere Perioden betreffen auf eine Rechnung zusammengefasst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in Vertrag
Ergebnis:
Die Menge wurde aber der Periode 2 von 1 auf 2 erhöht was zu einer Erhöhung des Zeilenbetrags führt und somit eine Verkaufsrechnung auslöst.
Die Verkaufsrechnung wird erstellt, aber nicht gebucht und ist in den betreffenden Zahlungsplanzeilen in der Zusatztabelle Anzahl Zugeordneter Belege ersichtlich.
Mit Klick auf die Zahl öffnen sich alle Belege, welche der Zahlungsplanzeile zugeordnet sind. Sie sehen außerdem, durch welche Funktion der Beleg erstellt wurde.
Klicken Sie auf Herkunftsbeleg um die Verkaufsrechnung zu öffnen und zu buchen.
Die Menge in der Vertragszeile wurde auch erhöht, da die neue Menge das nächste Fakturierungsintervall betrifft.
Neue Menge: 0 – Die Menge verändert sich nicht
Neuer VK-Preis: 200,00 - Es wird somit der VK-Preis von 100 auf 200 erhöht
Datum für Änderung: 01.02.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: 01.02.23 – Das Buchungsdatum der Verkaufsrechnung
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Sofern aktiviert, werden Verkaufsrechnungen welche mehrere Perioden betreffen auf eine Rechnung zusammengefasst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in Vertrag
Ergebnis:
Der VK-Preis wurde aber der Periode 2 von 100 auf 200 erhöht, was zu einer Erhöhung des Zeilenbetrags führt und somit eine Verkaufsrechnung auslöst.
Die Verkaufsrechnung wird erstellt, aber nicht gebucht und ist in den betreffenden Zahlungsplanzeilen in der Zusatztabelle Anzahl Zugeordneter Belege ersichtlich und kann gebucht werden.
Der VK-Preis in der Vertragszeile wurde auch erhöht, da der neue Preis das nächste Fakturierungsintervall betrifft.
Die Menge wurde aber der Periode 2 von 2 auf 1 verringert, was zu einer Verringerung des Zeilenbetrags führt und somit zu einer Verkaufsgutschrift auslöst.
Die Verkaufsgutschrift wird erstellt, aber nicht gebucht und ist in den betreffenden Zahlungsplanzeilen in der Zusatztabelle Anzahl Zugeordneter Belege ersichtlich und kann dort gebucht werden.
Die Menge in der Vertragszeile wurde auch erhöht, da die neue Menge das nächste Fakturierungsintervall betrifft.
Der VK-Preis in der Vertragszeile wurde auch erhöht, da der neue Preis das nächste Fakturierungsintervall betrifft.
Neue Menge: 2 – Es wird somit die Menge von 1 auf 2 erhöht
Neuer VK-Preis: 0,00 – Der VK-Preis verändert sich nicht
Datum für Änderung: 01.05.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: Kann leer gelassen werden da diese Buchung keinen Verkaufsbeleg auslöst
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Nicht relevant, da diese Buchung keinen Verkaufsbeleg auslöst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in Vertrag
Ergebnis:
Die Menge wurde aber der Periode 5 von 1 auf 2 erhöht, was zu einer Erhöhung des Zeilenbetrags aber keinem zusätzlichen Beleg führt.
Die Menge in der Vertragszeile wurde nicht erhöht, da die neue Menge das nächste Fakturierungsintervall noch nicht betrifft.
Erst wenn die neue Menge das nächste Fakturierungsintervall betrifft, wird die neue Menge automatisch in die Vertragszeile übernommen.
Neue Menge: 0 – Die Menge verändert sich nicht
Neuer VK-Preis: 50,00 – Der VK-Preis wird auf 50 verringert
Datum für Änderung: 01.05.23 – Die Periode, ab der die Änderung in Kraft tritt
Buchungsdatum: Kann leer gelassen werden da diese Buchung keinen Verkaufsbeleg auslöst
Status Änderung: Der Status der kurzzeitig zum Ausführen der Änderung gesetzt wird
Perioden zusammenfassen: Nicht relevant, da diese Buchung keinen Verkaufsbeleg auslöst
Dimensionen ändern: siehe Arbeiten mit der App, Dimensionen, Dimensionen in Vertrag
Ergebnis:
Der VK-Preis wurde aber der Periode 5 von 100 auf 50 verringert, was zu einer Verringerung des Zeilenbetrags aber keinem zusätzlichen Beleg führt.
Der VK-Preis in der Vertragszeile wurde nicht verändert, da die der neue Preis das nächste Fakturierungsintervall noch nicht betrifft.
Erst wenn der Preis das nächste Fakturierungsintervall betrifft, wird dieser automatisch in die Vertragszeile übernommen.
Wenn Sie das Startdatum nach hinten setzen, und die erste Periode wurde bereits fakturiert, wird dafür eine Verkaufsgutschrift erstellt.
Die ursprünglich erste Periode ist aber im neuen Zahlungsplan nicht mehr enthalten, und kann deshalb nur über die vorherige Version des Zahlungsplans aufgerufen und verbucht werden.
Wählen Sie im Feld Bundle den Wert Bundle aus, um in die Bundle-Erfassungsmaske zu gelangen und dort Ihr Bundle zu erstellen.
Bundles bestehen aus einer Textzeile als Überschrift und einer oder mehrere Artikelzeilen und werden für jeden Vertrag neu erstellt.
Sie können die Bundle-Beschreibung als Standardtext anlegen und im Feld Nr. auswählen, die Komponenten werden individuell hinzugefügt.
Gewisse Werte, wie z.B. die Laufzeit sowie Verlängerungs- und Kündigungssart werden auf Bundlekopf-Ebene gepflegt und automatisch in alle Komponentenzeilen übernommen.
Mit Klick auf OK wird das Bundle in den Vertrag übernommen.
Die Bundlezeile (=Bundlekopf) ist eine Bemerkungszeile und wird Fett dargestellt, die Komponentenzeilen werden über die jeweilige Zeile-ID im Feld Gehört zu Bundle der Bundlekopfzeile zugeordnet.
Defaultmäßig wird bei der Bundlezeile der Text, die Menge sowie der Preis gedruckt. Der Druck ist für die Komponentenzeilen deaktiviert, kann aber für jede einzelne Komponente aktiviert werden.
Werte, welche für das gesamte Bundle gleichbleiben müssen (z.B. Fakturierungsart, Kündigungsart, usw.) können nicht in der Vertragszeile geändert werden. Falls diese Werte nachträglich bearbeitet werden müssen, kann die Bundle-Erfassungsmaske aufgerufen werden über Funktionen > Bundle anzeigen.
Alle Komponenten eines Bundles müssen immer den gleichen Status haben. Wenn Sie den Vertragszeilenstatus einer Komponentenzeile ändern, wird automatisch der Status alles Komponentenzeile verändert.
Für die jeweiligen Komponentenzeilen werden, wie für normale Vertragszeilen, Zahlungspläne erstellt und können dann auch in eine Verkaufsrechnung übernommen werden.
Die Druckoptionen aus der Vertragszeile werden in die Rechnung übernommen.
Füllen Sie die Felder im Fenster aus und klicken Sie anschließend auf Lizenzanfrage senden.
Beachten Sie, dass der Lizenzierungsprozess einige Zeit dauern kann.
In den nächsten Tagen erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Informationen.
